ALMACENAMIENTO SEGURO EXTERNO

¿Tiene problemas para mantener la accesibilidad y seguridad de todos los registros esenciales? Si bien el almacenamiento interno de registros puede parecer la solución fácil, en realidad puede disminuir la eficiencia de su empresa, limitar los recursos y poner a la organización en riesgo de incumplimiento. Por suerte, existe una mejor forma de hacer las cosas.

Independientemente de si su organización busca soluciones para un departamento de RR. HH. que se basa en documentación en papel, se prepara para tercerizar la administración de expedientes o se encuentra en medio de una transformación digital, podemos ayudarlo a mantenerse organizado, productivo y en cumplimiento con las normativas y, al mismo tiempo, mantener la seguridad de los archivos comerciales importantes en nuestras instalaciones de almacenamiento seguro.

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Descubra los Beneficios

Ya sea el Director de la Oficina de una empresa pequeña o el Director de Administración de Registros de una empresa Fortune 1000, sabe que la administración de registros e información (RIM) es más complicada de lo que puede parecer. Se debe a lo siguiente:

  • Cronogramas de retención intrincados que respetar.
  • Requisitos de privacidad para proteger la información de los clientes, miembros del equipo y empresa.
  • Estándares de cumplimiento que mantener.
  • Tareas administrativas que demandan tiempo.
  • Requisitos de espacio externo para mantener todo de forma interna.
  • Tiempo desperdiciado en buscar información vital y archivos importantes.

Cuando se trata de administrar correctamente los registros, parece que el tiempo nunca fuera suficiente.

Es allí donde entramos en juego. Seremos como una extensión de su equipo, resolveremos juntos los desafíos de administración de registros. Desde la implementación de una solución de RIM digital en toda la empresa hasta la administración de cronogramas de retención y la destrucción oportuna de documentos, ninguna tarea es demasiado grande o pequeña.

Cuando elije Access para el almacenamiento de registros comerciales, logrará lo siguiente:

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Ahorrar Dinero

Deje de gastar dinero en espacio que no utiliza. En nuestras instalaciones de almacenamiento externas, solo pagará por las cajas y registros que almacene, a diferencia de otras instalaciones de almacenamiento en las que paga por una unidad completa independientemente de cuánto espacio ocupen en realidad sus documentos.

Con décadas de experiencia en administración de registros, somos expertos en la creación de soluciones eficientes y asequibles para nuestros clientes. Cuando nos convierte en su socio, le proporcionaremos lo siguiente:

  • Recuperaciones y acceso rápidos y eficientes.
  • Administración de retención precisa y con rastreo.
  • Destrucción segura de documentos para aquellos elementos que excedan su ciclo de vida.
  • Software y herramientas de avanzada para administrar sus registros y optimizar su flujo de trabajo.

En otras palabras, mejoraremos su eficiencia eliminando las tareas que demandan tiempo del flujo de trabajo diario del equipo, lo que aumentará la productividad de la oficina y reducirá los gastos generales.

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Crear Más Espacio

Si el costo espacio de oficina con el que cuenta se utiliza como almacenamiento para documentos impositivos, facturas, contratos u otros archivos viejos, es hora de repensar la estrategia de administración de registros.

Aunque no acceda con frecuencia a estos registros, las normas gubernamentales pueden requerir que los mantenga por entre tres y siete años, o más. En lugar de utilizar su valioso espacio, nosotros recopilaremos, almacenaremos y administraremos estos archivos comerciales importantes por usted. Con nuestra ayuda, puede hacer lo siguiente:

  • Reducir la cantidad de documentación que mantiene in situ.
  • Expandir el espacio de trabajo.
  • Crear un mejor entorno laboral que permita al equipo trabajar de forma más efectiva y eficiente.

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Ahorrar Tiempo

Las horas dedicadas a buscar, organizar y mantener los registros de oficina físicos pueden alcanzar aproximadamente el 20 % del tiempo de los empleados en el transcurso de un año. Libere al equipo para que puedan concentrarse en sus iniciativas de alta prioridad mientras nosotros nos encargamos de las tareas de RIM administrativas diarias.

Combinamos años de experiencia con nuestros procesos comprobados para desarrollar la estrategia de administración de registros que tenga más sentido para su organización. Desde indexar la información hasta administrar los cronogramas de retención específicos y proporcionar acceso y recuperaciones rápidas a pedido, nuestros expertos podrán asistirlo cuando lo necesite: usted y su equipo solo necesitan pedir asistencia.

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Garantizar Seguridad

En nuestras instalaciones de almacenamiento de registros comerciales, las únicas personas que manipulan sus documentos son nuestros profesionales de administración de registros especialmente capacitados y detenidamente evaluados, y usted, por supuesto.

Nuestras instalaciones están equipadas con sistemas de alarma, video vigilancia y otras medidas de seguridad que previenen los robos y daños. También ofrecemos soluciones de almacenamiento externas con seguridad adicional que ayudarán a preservar los documentos y medios especializados históricos, que incluyen lo siguiente:

  • Tecnología de climatización.
  • Sistemas de extinción de incendios en seco.
  • Video vigilancia interior y exterior.
  • Seguridad biométrica dactilar.
  • Bóvedas subterráneas de alta seguridad para necesidades especiales.

Para asegurarse aún más de que los registros se mantengan lo más seguros posible, Access también mantiene un estricto cumplimiento con los estándares PRISM Privacy+ y cuenta con la certificación NAID AAA. Los objetivos del programa PRISM Privacy+ de auto certificación son garantizar la privacidad de la información de modo coherente con los estándares del sector y protegerlo contra el acceso o uso no autorizados que puedan resultar en daños a cualquier consumidor. El Programa de Certificación NAID AAA establece estándares sobre la destrucción segura de registros en copia física, medios electrónicos y discos rígidos de computadoras.

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Mejorar el Cumplimiento

El incumplimiento de las normas del sector puede resultar en litigios y multas costosas, pero seguir el ritmo de las reglas nuevas y en constante cambio puede ser difícil.

Con el almacenamiento externo, la administración del cumplimiento normativo es fácil. Proporcionamos una solución de administración de retención completa y lista para usar que ayuda a rastrear sus registros y hace que sea fácil acceder a ellos para verlos o realizar ajustas. Con FileBRIDGE Governance, incluso le avisaremos cuando sea momento de actualizar o descartar registros caducados. Además, podemos proporcionar destrucción segura conforme a sus necesidades, lo que lo ayudará a reducir riesgos y ahorrar tiempo y recursos.

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Mantener el Acceso Constante

¿Necesita ver un archivo de hipoteca o RR. HH. ahora mismo? Independientemente de cuáles sean sus necesidades, le garantizamos que siempre tendrá acceso a los registros y a nosotros. Solo comuníquenos cuando necesita un documento y podemos escanearlo y proporcionarle acceso digital a él el mismo día. Si lo necesita físicamente, haremos que uno de nuestros Mensajeros lo entregue lo más rápido posible, o puede programar una cita en una de nuestras salas de lectura seguras internas.

Almacenar pilas y pilas de registros de manera interna o en unidades de auto almacenamiento demanda tiempo, es costoso y riesgoso. Si invierte en almacenamiento externo de registros con Access, nos encargamos del trabajo que requiere la documentación. Desde la organización y el monitoreo de los archivos hasta la entrega en mano cuando lo necesite, cuenta con nuestro apoyo.

Permítanos ayudarlo a incrementar la eficiencia y productividad de su lugar de trabajo quitando todos esos documentos engorrosos que solo enlentecen al equipo y ayudarlo a concentrarse en la tarea más importante: hacer negocios.