Las empresas precisan un abordaje estratégico para la custodia y la administración de documentos para reducir riesgos, garantizar cumplimiento y disminuir costos. Por eso, la administración de documentos está migrando cada vez más hacia el mundo digital – a pesar de que el papel difícilmente desaparezca completamente.
Por eso, la administración de documentos físicos debe convertirse en una función integrada dentro de la administración de registros digitales, y la única manera de acompañar esa evolución es mantenerse en conformidad con las leyes y contar con una estrategia consistente para administrar datos, que aborde desde la simple digitalización hasta el almacenamiento de documentos electrónicos.
Sin embargo, hay un conjunto de obstáculos dentro de las empresas que representan desafíos para la digitalización de registros corporativos, y el modo como las informaciones están distribuidas, en silos, es el origen de la mayoría de dichos obstáculos.
Los documentos esparcidos por una gran variedad de sistemas, aplicaciones, departamentos, soportes y localizaciones físicas terminan tomándoles mucho tiempo a los profesionales, que además de tener que dedicarse al mantenimiento de los documentos, acaban ocupándose demasiado en la búsqueda de informaciones cuando estas son necesarias para completar procesos del negocio.
Al margen de entorpecer la visibilidad de los líderes del negocio, esta estrategia termina consumiendo más espacio físico que el necesario. La empresa difícilmente consigue identificar puntos de reducción de costos en el almacenamiento, y acaba ocupando parte valiosa de su espacio para actividades que no impacten directamente en los resultados de la empresa.
O sea, los silos acaban impidiendo la existencia de procesos y procedimientos consistentes, generando ineficiencias operativas. Una empresa especializada en la custodia y en la administración de documentos puede ayudar a liberar ese espacio valioso para que usted pueda usarlo en la expansión de las actividades que producen más resultados para el negocio.
Con una buena administración de documentos es posible obtener más agilidad, promoviendo una ventaja significativa, especialmente frente a un escenario en que los clientes valorizan más la experiencia y la rapidez en la atención. O sea, la administración de documentos puede acabar creando una gran oportunidad para generar mayor competitividad.
Conozca las ventajas de la digitalización de registros corporativos
Por medio de la digitalización de registros corporativos, las empresas pueden reducir la cantidad de papel almacenada y obtener un control mucho mayor del acceso al os datos, como también de la creación de nuevas copias y edición de materiales. Los documentos digitalizados también facilitan la implementación de soluciones para una administración de documentos en papel alineada con la administración de documentos electrónicos.
Para eso, las empresas deben contar con la tecnología y la experticia correcta para enfrentar los principales desafíos de la transformación digital. Esto incluye mejorar la eficiencia de los flujos de negocio, insertando versiones digitales a los procesos del negocio desde el momento en que los documentos llegan a la empresa.
Para garantizar la calidad en todo el proceso de digitalización, Access sigue una serie de etapas controladas, y usa tecnologías que aseguran la adecuación de los documentos a las exigencias regulatorias. El servicio de digitalización de documentos de Access ayuda a empresas de diversos tamaños y segmentos a consolidar sus informaciones esparcidas por diferentes silos y a disminuir la cantidad de papel. Sepa más sobre nuestra solución de escaneo y digitalización.