La Transformación Digital en RRHH ha sido muy importante para integrar y modificar el estatus de las empresas en el escenario actual. Dado que la transformación digital empieza por RRHH, todas las otras áreas de la empresa se ven impactadas y comienzan a formar parte de este proceso. No obstante, para que el departamento pase por una transformación completa es preciso que RRHH no deje que los papeles impidan la modernización.
La administración de documentos en RRHH tiene que ser completamente repensada para que los profesionales de RRHH puedan contribuir con nuevas ideas y agregarle valor a la organización.
El proceso de digitalización es un momento crítico en el viaje de transformación de RRHH, pues es en este momento que los profesionales precisan separar todo el papeleo y crear reglas de organización.
Cuando se habla de obstáculos, para que RRHH pase por una transformación completa la administración de documentos de empleados, por ejemplo, es uno de ellos. El departamento de RRHH no está aumentando sus gastos, entonces la ganancia de eficiencia por medio de procesos de digitalización es necesaria para minimizar el tiempo utilizado en funciones administrativas.
Además de esto, estar en conformidad con reglamentos siempre cambiantes y mantener la seguridad de los datos de los empleados es difícil cuando la información todavía está contenida en papel.
Aquí hay algunas maneras de acelerar su transformación digital y no dejar que los papeles impidan la modernización de RRHH:
Escoja la solución correcta
El departamento de RRHH debe adoptar un abordaje proactivo con relación a la conformidad, y saber si ciertos documentos importantes están perdidos o fuera de plazo. Para que esto sea posible es preciso que haya herramientas eficientes para identificar los documentos que están faltando. También es preciso tener a mano los documentos necesarios en caso de auditorías o reivindicaciones laborales, y tener certeza de que los reglamentos de retención de documentos del sector se están cumpliendo. Además, claro está, de la política de retención de la propia empresa.
Dele inicio a la digitalización
La digitalización es solo uno de los componentes de una estrategia de digitalización. Con el tiempo, RRHH precisa establecer una meta para reducir la necesidad de digitalizar a lo largo del tiempo, creando un plan de inicialización digital. Las tecnologías, poco a poco, están permitiendo que los documentos electrónicos se puedan firmar digitalmente lo que permite que un documento permanezca digital a lo largo de su ciclo de vida.
Tenga un control riguroso de acceso
El acceso a información sensible por parte de personas no autorizadas es uno de los mayores problemas en las empresas. Diversas personas como abogados, auditores, empleados e incluso aliados comerciales precisan tener acceso a documentos administrados por RRHH.
Busque herramientas en el sistema de administración de documento que faciliten el acceso seguro y controlado de estos documentos, sin la necesidad de imprimir o descargar el archivo. Compartir documentos de empleados con adjuntos en emails es una práctica común, pero, crea riesgos de seguridad y conformidad. Enlaces seguros para documentos que utilizan la autenticación de dos factores son un abordaje mucho más inteligente para el compartido de documentos.
RRHH debe tener la capacidad de decidir si los documentos enviados por medio de enlaces seguros se pueden imprimir o descargar. Los auditores o abogados pueden precisar tener un acceso prolongado a muchos documentos, de modo que las salas seguras de archivos deben ser otra de las soluciones de administración de documentos de RRHH. Al eliminar la necesidad de imprimir, hacer la descarga o copiar documentos, el papel no retorna al proceso y los documentos pueden permanecer siendo digitales hasta su descarte.