Son los documentos que proveen lo que las empresas precisan para crecer. Sin embargo, en la mayoría de las organizaciones, la administración de documentos es ignorada porque no se ve como algo estratégico. Las informaciones, no obstante, son esenciales para que los procesos de negocio caminen en tiempo hábil. Esto sucede porque muchas empresas no se percatan del volumen de informaciones que generan.
Frente a este escenario, algunas empresas optan por mantener la custodia y la administración de documentos internamente, generalmente usando cajas para conservar los documentos esparcidos por la oficina o incluso en una área cerrada, ocupando espacio valioso además del tiempo de los empleados, que podrían estar dedicándose a actividades más estratégicas e importantes para el core-business.
Al ocupar espacios físicos para guardar documentos, las empresas pierden la oportunidad de usar este recurso para expandir el negocio, ubicando más empleados de áreas capaces de impactar directamente en el desempeño y los resultados del negocio.
Además de esto, al mantener la custodia y la administración de documentos, la empresa precisa enfrentar una serie de preocupaciones relacionadas a cumplimiento, teniendo que contar con un cronograma para la destrucción de documentos de acuerdo con las leyes vigentes del país para garantizar la confidencialidad de las informaciones almacenadas internamente contra fallas técnicas y humanas y catástrofes.
O sea, son varios los recursos que se podrían usar en la expansión del negocio, pero que terminan siendo destinados a una tarea extremamente específica que, cuando se realiza de manera equivocada, puede acarrearle una serie de obstáculos para la empresa.
Una mala administración de documentos impacta prácticamente sobre todos los procesos corporativos. Analizar de dónde vienen los documentos, cómo se mueven y dónde precisan estar es fundamental para garantizar una administración de documentos eficiente, identificar problemas y reducir costos.
Un análisis de cómo su empresa produce y administra documentos hoy, identificando puntos positivos y puntos que precisan mejorías es un buen inicio para entender lo estratégico que pueden ser la custodia y a administración de documentos para mejorar la performance de los empleados y levantar los resultados corporativos.
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