ALMACENAMIENTO DE PELÍCULAS Y REGISTROS MÉDICOS

Las organizaciones, clínicas, consultorios y departamentos con visión de futuro en el sector de la atención de la salud deben cumplir las normas federales y estatales sobre retención de registros.

Estas normas, que definen los requisitos de programación de acceso, retención y desechado de PHI y otros registros comerciales, traen aparejados beneficios que incluyen los siguientes:

• Menores costos de almacenamiento.
• Exposición limitada a demandas innecesarias.
• Menores riesgos asociados con la filtración de datos.
• Eliminación de requisitos de espacio y costos de almacenamiento in situ.

En Access, lo ayudaremos a crear un programa de Administración de la Información de la Salud (HIM) integral que se apegue a un cronograma de retención de registros estricto para consolidar la información médica y los registros de sus pacientes. Dicho programa asegurará que solo se almacenen los registros médicos de activos físicos y digitales incluidos en los requisitos del programa, y que se trituren de forma segura aquellos que los superen.

Además, nuestras soluciones de almacenamiento de películas y registros médicos especializadas lo ayudarán a mantener el cumplimiento con la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de los Seguros Médicos (HIPAA), las reglas complejas sobre Divulgación de Información (ROI) y su política de Gobierno de la Información (IG).

CONVERSIONES DE DOCUMENTOS DIGITALES

RECUPERACIONES SCAN-ON-DEMAND

Como proveedor de administración de registros con servicios completos, también ofrecemos tres métodos de entrega oportunos para los archivos físicos que desee recuperar de forma digital:

• Escanearemos los registros necesarios y los pondremos a disposición a través de FileBRIDGE.com, para recuperaciones a voluntad.
• Los cargaremos al sitio de DHS y le enviaremos un vínculo para que los reciba a través de su interfaz cifrada.
• Escanearemos e importaremos los documentos directamente a sus sistemas (EMR).

En Access, no solo somos un proveedor de almacenamiento de documentos; también contamos con la experiencia general y la obtenida para comprender por completo el sector de la atención de la salud y sus necesidades, a diferencia de los proveedores tradicionales de almacenamiento externo de registros que no pueden (o no quieren) comprometerse con usted del mismo modo.

ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS RADIOLÓGICOS

BÓVEDAS EXTERNAS PARA CINTAS

Si buen muchas organizaciones están pasando a sistemas de respaldo en la nube, la cinta sigue siendo una opción efectiva y económica para las instalaciones médicas, los hospitales y los laboratorios con visión de futuro que necesitan respaldar su infraestructura de TI.

Podemos ayudarlo con todas sus necesidades de bóvedas externas para cintas para los siguientes tipos de medios de respaldo:

• LTO
• DLT-S
• DAT (Cinta de Audio Digital)
• AIT (Cinta Inteligente Avanzada)
• QIC (Cinta de Cartucho de un Cuarto de Pulgada)

CORREOS DESECHABLES E INTERARCHIVADO

Para digitalizar e insertar documentos finales, la mayoría de los hospitales y centros médicos tuvieron que emplear al menos dos o tres personas exclusivamente para esa tarea.

Cambie el foco de esos recursos a sus ofertas de calidad y crecimiento, y permita que Access archive los papeles sueltos y actualizaciones de los documentos con confianza para garantizar que todos los resultados de laboratorio y demás documentos finales se archiven correctamente con los registros relevantes. Para ayudarlo con las necesidades de administración digital, también contamos con la capacidad de comentar los documentos finales. Independientemente de sus necesidades de administración de registros de activos físicos y digitales, o de cómo desea administrar su información, Access puede ser un activo para sus instalaciones.

SERVICIOS DE DESTRUCCIÓN

Si bien las normas federales y estatales indican cronogramas de retención específicos de la PHI y los datos relacionados con internaciones y los negocios, cada documento o archivo que supera esos requisitos debe desecharse de forma segura conforme a otras normas, como HIPAA.

Además, los avances tecnológicos y los ciclos de vida finitos de los dispositivos significan que los discos rígidos de computadoras y equipos médicos también deben desmantelarse eventualmente. La destrucción y el desechado adecuados de estos activos mitigan el riesgo y optimizan los recursos, incluidos el espacio valioso y los gastos presupuestarios.

Con Access, puede destruir y reciclar de forma segura los equipos de computación y de oficina y los registros médicos/de negocios sabiendo que nos aseguraremos de que cumpla con las normativas y minimizaremos sus preocupaciones sobre la seguridad.

CONSULTORÍA

REVISIONES COMERCIALES TRIMESTRALES

En Access, somos más que un proveedor de almacenamiento: somos parte de su equipo de administración. Nuestra meta es asegurarnos de que su programa de HIM permanezca vigente conforme a las necesidades comerciales, y crezca con ellas.

Es por eso que, cuando corresponda, compartiremos “prácticas recomendadas” introducidas por otras organizaciones de atención de la salud para garantizar que esté informado sobre cualquier avance importante de prácticas de administración de registros y de productividad.

También acordaremos revisiones trimestrales de los programas diseñados para descubrir áreas de sus procesos comerciales que puedan mejorarse, y para garantizar que el programa cumpla con la normativa. Estas revisiones implican lo siguiente:

• Monitoreo de tendencias de actividades.
• Validación de cronogramas de retención mediante la revisión de elementos nuevos.
• Monitoreo de crecimiento del volumen de almacenamiento por departamento.
• Aseguración de la validez de los cronogramas de destrucción seguros.
• Uso de servicios STAT.