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Ahorre tiempo y dinero con servicios de administración documental

El estándar de almacenamiento y consulta de informaciones se está desarrollando rápidamente para los servicios de administración de documentos. Estos sistemas están dejando más fácil el mantenimiento de archivos en cualquier empresa. Como resultado, las expectativas están creciendo: perder tiempo en la organización y almacenamiento de papeles no es más viable para las empresas, independientemente de su sector y porte.

Estos servicios ayudan a aumentar la productividad y a disminuir el tiempo invertido en el procesamiento de cualquier documentación. En el mundo actual de los negocios, las cosas cambian muy rápidamente y el empresario precisa estar preparado para una decisión rápida.

Además de esto, un servicio de administración documental puede liberar a la empresa del almacenamiento físico, además de ser más seguro. Esto exime a la empresa de contratar espacios adicionales para la custodia de archivos.

¿Como pueden ahorrar tiempo y recursos los servicios de administración documental?

Los servicios de administración ayudan a una empresa en diversos aspectos. Podemos destacar algunos:

  • Archivamiento de documentos: En vez de ocupar a un empleado para hacer la clasificación y custodia de todo el papeleo, estas informaciones pueden ser almacenadas automáticamente. La contratación de los servicios de administración permite que el trabajo sea tercerizado o incorporado al flujo de trabajo, guardando los documentos en las carpetas digitales correctas casi en tiempo real y evitando el tránsito de papeles entre mesas, cajas de entrada y estantes.
  • Distribución de documentos: Un buen servicio de administración documental consigue automatizar el almacenamiento en intervalos preprogramados. De esta manera, los archivos son creados o recuperados, accedidos desde la debida estación de trabajo o dispositivo con más seguridad y sin pérdida de tiempo.
  • Creación de documentos: Para evitar la creación de un nuevo documento cada vez que un trabajo parecido se desarrolle, el servicio de administración proporciona más fácilmente los archivos anteriores que pueden servir como modelo para la producción de los actuales con tan solo algunos clics.
  • Disminución de impresiones: Empresas de los más diversos sectores gastan una porción considerable del presupuesto en la impresión de documentos, entre insumos y equipos, llegando a un valor de un 15% en empresas de pequeño y mediano porte. A menudo, el mismo archivo se imprime varias veces. Además de esto, el manejo de papel impacta negativamente en la productividad.
  • Facilidad en el uso: un buen servicio de administración documental es intuitivo y de fácil manejo, agilizando la rutina y acortando el tiempo gastado en la localización de datos. Si existe alguna dificultad, se ofrece un buen servicio de soporte para ayudar en la solución de problemas.
  • Sistemas y localización: encontrar un archivo en la computadora puede ser fácil, basta recordar el nombre y hacer la búsqueda. Pero con la gran cantidad de informaciones con las cuales lidian los empleados diariamente, no siempre esto es posible. Un buen servicio de administración hace una búsqueda inteligente, organizando los archivos de manera intuitiva y práctica para el usuario y permite “etiquetar” las carpetas para facilitar su localización.

Los servicios de administración documental ofrecidos por Access ofrecen toda la estructura y seguridad necesaria para que la empresa gane tiempo y dinero al hacer esta contratación. Al solicitar este trabajo, la organización está realizando una verdadera inversión que será traducida en la rapidez de las tareas y el crecimiento en los negocios.