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Aumente la productividad con un servicio de Administración y Custodia de Documentos

En tiempos de Big Data, empresas de todos los portes deben disponer de las informaciones que pueden redundar en ventaja competitiva y en el desarrollo de nuevos productos y servicios. Y muchas de estas informaciones están contenidas en archivos contables o de marketing. Aumente la productividad con la administración de documentos y tenga acceso a todos los datos que generan valor para el negocio.

La idea es transformar datos no estructurados en información, y a partir de esta información tomar decisiones más asertivas, con base en las tres V del Big Data – Volumen, Variedad y Velocidad.

Pero, ¿cómo acceder a estos datos, cuándo y dónde sea necesario, tomando en consideración las tres V? Seguramente no será con una administración documental manual. Será preciso contar con una solución de AED (Administración Electrónica de Documentos) que aumente la productividad con la administración de documentos.

Tal vez el mayor desafío sea lidiar con los diversos formatos de documentos que se encuentran dentro de una empresa – papel, disquete, CD, emails… Toda esa documentación precisa ser capturada, administrada, estandarizada y distribuida en un sitio único, de tal modo que todos puedan acceder a estas informaciones relacionadas a procesos organizacionales, durante todo su ciclo de vida, tomando en consideración autorizaciones de acceso.

Básicamente, lo que debe ofrecer una solución completa de Administración de Documentos es:

  • Captura y digitalización de documentos en todas las formas originales
  • Organización, clasificación y estandarización de documentos
  • Colaboración, permitiendo el acceso a usuarios predefinidos
  • Almacenamiento, custodia y recuperación de documentos

Organizando procesos

En toda empresa, de cualquier porte, existen procesos – diarios, semanales, mensuales o anuales – que demandan la generación y administración de documentos que involucran diversos departamentos. En todos los sectores controlar este flujo de trabajo, estableciendo filas y eliminando el tema de lo que es prioridad o de lo que sucede a continuación, simplifica aprobaciones y tomas de decisiones. Por lo tanto, aumente la productividad con la administración de documentos.

Además de ello, esta organización permite identificar fallas en los procesos y cuellos de botella, evitando la pérdida de tiempo y el retrabajo.

Estos procesos pueden ser automatizados, con filas de trabajo definidas que priorizan tareas con base en su criticidad y al mismo tiempo enrutando estas tareas para la persona más adecuada. Pero, para llegar a este nivel de automatización del flujo de trabajo, es preciso conocer todos los procesos y documentos involucrados en cada etapa. Lo que solo es posible con la correcta administración documental.

Comparta conocimiento y aumente la productividad con administración de documentos

¿Usted sabe cuáles son las principales ventajas de contar con un sistema de administración de documentos? Entérese de algunas de ellas:

  • Búsqueda y acceso más rápido a informaciones de diversas fuentes
  • Mejor control de la versión del documento
  • Contenido más confiable
  • Más colaboración y compartido de informaciones
  • Mayor seguridad, control y conformidad del documento
  • Respaldo siempre actualizado
  • Mejores prácticas de recuperación de desastres y política de continuidad de negocios
  • Menos costos en almacenamiento de documentos

Access ofrece soluciones de administración documental que permiten automatizar los procesos y simplificar el flujo de trabajo. Aumente la productividad con la administración de documentos y elimine riesgos de conformidad y cumplimiento de requisitos legales, optimice los procesos comerciales y reduzca costos.