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Cómo la administración de documentos de RRHH puede mejorar la integración de empleados

El proceso de reclutamiento y selección involucra mucho trabajo y no termina cuando el contrato de trabajo se firma. A partir de ese punto, empieza el proceso de integración de empleados, el denominado “onboarding”, que va a presentarle al nuevo colaborador los valores y cultura de la empresa, a sus colegas, administradores y, claro está, cuáles son sus metas.

Esta contratación generalmente involucra la entrega de diversos documentos y el rellenado de diversas fichas, cuya custodia y administración comienza inmediatamente a ser regulada por normas y leyes, principalmente en sectores altamente reglamentados como lo son los de Finanzas y de Salud.

Pero toda a burocracia, que le ocupa el tiempo al equipo de Recursos Humanos con tareas que no generan ventajas competitivas, puede ser minimizada con una correcta custodia y administración de documentos. Así, RH puede actuar con más efectividad en la integración de empleados, colaborando con un fortalecimiento real y un aumento de desempeño en todos los sectores de la empresa.

Al final, un programa de integración de empleados bien estructurado va a informar, de forma simple y clara, cuáles son las expectativas de la empresa en relación al nuevo empleado y reducir el tiempo necesario para que el mismo empieza a presentar resultados.

Más agilidad y mayor integración

Las personas son el activo más importante dentro de la empresa, y una buena administración de documentos ocasiona menos errores en todo el ciclo de vida del empleado, además de agilizar todo el proceso de contratación y de integración de trabajadores.

Ofrecer el acceso a las versiones digitales de todos los pasos que el empleado debe cumplir para garantizar su entrada, con organogramas, códigos de cultura, beneficios y toda la información necesaria para que él se sienta parte de la empresa es el primer paso para que empiece a producir enseguida.

Entrenamientos siempre actualizados

Y la administración de documentos no solamente vale para lo que se denomina “papeleo burocrático”. Los entrenamientos también pueden ser almacenados por la empresa responsable de la custodia y administración de documentos de la empresa y consultados fácilmente por administradores y colaboradores vía web, por ejemplo.

La oferta de una versión centralizada de los documentos referentes a los entrenamientos garantiza su actualización y la consistencia de los contenidos, creando una matriz de entrenamiento estándar.

Durante el período de integración de empleados, y cada vez que sea necesario, el administrador puede ofrecer diversos tipos de entrenamiento online, a partir de la evaluación de las demandas de entrenamiento de acuerdo con las necesidades de cada área, cambios en la legislación, nuevas tecnologías, etc.

Al final del entrenamiento, el sistema de custodia y administración de documentos puede indexar el resultado de pruebas a la ficha del colaborador, agilizando la evaluación por parte de los administradores y, también, manteniendo toda la información reunida en un único archivo.

Todo el proceso de integración de empleados debe hacer que el colaborador se sienta emocionalmente amparado, psicológicamente involucrado y funcionalmente orientado. Él precisa entender la cultura del nuevo sitio de trabajo y qué espera la empresa que sea su desempeño ideal.

Cuente con los especialistas de Access para implantar un programa de custodia y administración de documentos físicos y digitales que reúna todas las información necesarias para que los equipos de Recursos Humanos puedan desempeñar su papel más importante: encontrar, formar y retener colaboradores capaces de llevar a la empresa a un nuevo nivel, identificando y apoyando las mejores competencias y habilidades de cada uno de sus empleados.