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Conozca cómo escoger al aliado correcto para la custodia de documentos

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Encontrar un proveedor de servicios tal vez no sea una tarea muy complicada, pero encontrar un aliado es un proceso mucho más complejo. En la oferta de servicios de custodia de documentos es esencial conocer bien al potencial aliado, observando los puntos que su empresa considera más relevantes.

Con base en sus necesidades y expectativas, antes de seleccionar al aliado correcto para la custodia de documentos, siga las etapas que están a continuación:

Identifique internamente sus puntos fuertes y puntos débiles – antes de buscar a un aliado, tenga una visión clara de los desafíos que usted enfrenta en la custodia de documentos, cuáles son sus puntos fuertes y sus puntos débiles en la administración documental y cuáles son sus metas en relación a la seguridad, disponibilidad y seguridad de los documentos.

Analice el portfolio de clientes – evalúe si el potencial aliado tiene experiencia en el sector donde se engloba su empresa y si comprende las necesidades únicas de su negocio.

Evalúe los costos – analice los costos de desarrollar una solución interna y cuál es el costo de contar con una solución bajo el modelo BPO (Business Proces Outsourcing). Considere los costos en personal, infraestructura, mantenimiento del sistema, actualizaciones, ente otros ítems.

Considere si la solución está alineada con su negocio – escoja a un aliado que ofrezca soluciones personalizadas para sus procesos, con funcionalidades diseñadas especialmente para sus demandas. Su empresa debe dejar en claro lo que espera de los servicios prestados por el aliado para que este sepa cuáles son las necesidades que deben a atenderse. El aliado también debe conocer detalladamente los procesos internos y los flujogramas de tareas de la empresa y así, poder evaluar la criticidad de la información. Una vez que el aliado conozca los procesos de la organización, ya tiene más condiciones para entender la importancia del cumplimiento de cronogramas y procesos establecidos entre las partes.

Adopte un riguroso código de gobernanza – esté seguro de que el potencial aliado tenga consciencia de todas las reglas de conformidad y de que el plan para custodia de documentos va a seguir todas las normas gubernamentales y sectoriales.

Adopte métricas de desempeño – evalúe el nivel de atención necesario para el desempeño de sus procesos y la cantidad de documentos producidos diariamente y con qué frecuencia precisa tener acceso a ellos. Garantice que la atención será consistente con sus necesidades y mida los resultados. El proveedor debe ser eficiente en el cumplimiento de los acuerdos de niveles de servicio (Service Level Agreement — SLA).

Evalúe la capacidad técnica del potencial aliado – analice las tecnologías y plataformas usadas por el aliado en la custodia de documentos, examinando, junto con su equipe de TI, la flexibilidad, escalabilidad y seguridad de las soluciones.

Evalúe la posibilidad de negociación de formas de pago – ¿cuál es el modelo de pago adoptado por su potencial aliado? ¿Existe flexibilidad para implantar el modelo pay per use?

Los especialistas de Access están preparados para responder sobre todas estas demandas, considerando en conjunto sus necesidades e indicando las mejores soluciones. Apueste en esta alianza y minimice costos y garantice una mayor productividad.