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Conozca cómo identificar los archivos más importantes para su negocio

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¿Usted sería capaz de evaluar el impacto de la indisponibilidad de determinado documento o información para la continuidad del negocio, generando perjuicios financieros y fiscales; detención de la producción, exposición de imagen en los medios y pérdida de credibilidad con sus clientes y accionistas, entre otros problemas? ¿Usted consigue identificar cuáles son los archivos más importantes y cómo implantar una estrategia de administración de documentos críticos?

Según la archivología, los documentos poseen valores y, por debido a esto, determinar un valor para un documento es esencial para estipular su criticidad y por cuanto tiempo se lo debe mantener en la empresa, orientando la estrategia de administración de documentos críticos.

Hay dos tipos de valores, el primario y el secundario, y cada uno de ellos tiene sus subdivisiones.

Los documentos de valor primario son categorizados de esta forma porque su valor es inherente a su creación; o sea, estos son necesarios para que la organización cumpla sus atribuciones y desempeñe adecuadamente sus funciones. Estos documentos pueden ser divididos en:

  • Documentos de valor administrativo, que son necesarios para las actividades de rutina de la empresa, teniendo relación con los procesos como por ejemplo planes, programas, informes, etc.
  • Documentos de valor fiscal, que se relacionan a la comprobación de operaciones financieras, ingresos y gastos. Por ejemplo: recibos de compra, facturas, boletas, etc. Una característica de este documento es que su valor cesa cuando la operación al cual fue destinado finaliza. Sin embargo, es preciso mantenerlo por un tiempo determinado, de acuerdo con las exigencias fiscales y legales.
  • Documentos de valor legal o jurídico, que son creados para constituir un derecho, sea a corto o largo plazo. Estos documentos, por ejemplo, pueden producir efecto ante tribunales y reglamentar relaciones externas e internas de una empresa.

Ya los documentos de valor secundario son aquellos en que su utilización no es inmediata o científica. Vale destacar que no todo documento de valor primario tendrá valor secundario, ya que este valor está ligado a su conservación. Los documentos de valor secundario pueden ser documentos de valor histórico, vinculados al origen, a los derechos y a los objetivos de la organización, como estatutos, resoluciones, reglamentos, etc., y aquellos relacionados a sus derechos patrimoniales.

De esta forma, los documentos de valor históricos también pueden ser probatorios, cuando se refieren a la historia y a la acción de la empresa, e informativos, cuando están ligados a aspectos económicos, políticos, sociales y estadísticos.

 

Identificando el tiempo de custodia

Además de permitir identificar la criticidad de cada archivo para la continuidad del negocio, atribuirle valor al documento es fundamental también para determinar la fase en que dicho documento se encuentra y el plazo de custodia del mismo. Existen tres niveles de archivado, también conocido como la teoría de las tres edades documentales: archivo corriente, intermedio y permanente.

El archivo corriente está constituido por documentos que poseen alta frecuencia de búsqueda. Generalmente son documentos que aún están tramitando por la empresa y tienen uso administrativo, fiscal o jurídico.

El archivo intermedio está constituido por documentos que ocasionalmente son consultados. En esta etapa, generalmente cumplen a su temporalidad para el destino final: archivo permanente o descarte.

El archivo permanente está constituido por documentos que no pueden ser descartados o eliminados por su valor probatorio o histórico.

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