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Conozca cómo la automatización beneficia al sector educativo

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Antes del inicio de las clases, muchos procesos son realizados en la trastienda de las instituciones de enseñanza y, en el caso de la administración escolar, la automatización en el sector educativo se viene mostrando como una gran aliada para la simplificación y optimización de los flujos de trabajo y los procesos operacionales, generando beneficios directos para las áreas administrativa y académica.

En líneas generales, la implantación de soluciones de administración documental que permitan automatizar procesos, mejora la atención de los alumnos y reduce costos operacionales, sustituyendo procesos manuales y en papel por funciones automatizadas. Así, la emisión y el pago de recibos, planificación de clases, acompañamiento de notas y otras consultas administrativas o académicas pueden ser ejecutadas en un ambiente online que integre toda la información en un repositorio central.

En el área administrativa, por ejemplo, la automatización en el sector educativo empieza mapeando y optimizando todos los procesos y así, permite mantener un registro actualizado de todas las actividades escolares de cada aluno y, a partir de este punto, administrar mejor la entrega de documentos y agilizar, por ejemplo, sus respectivos procesos de matrículas, revisión de notas, entre otros procedimientos.

Para los administradores, la automatización en el sector educativo les aporta más agilidad a todas las sus funciones académicas y administrativas rutineras, liberándolas para acciones más estratégicas como la elaboración de currículo, la expansión de la institución y estrategias de captación de nuevos alumnos.

En el ámbito financiero, un área crítica para cualquier negocio, la automatización en el sector educativo, además de monitorear y controlar gastos, también controla pagos y cobranzas, enviándoles recibos por email a los alumnos. La automatización de los procesos también genera información y reportes en tiempo real sobre facturación, incumplimiento, gastos, etc., facilitando la resolución de problemas.

Y, en el área académica, la automatización de procesos va mucho más allá de la publicación de notas y faltas. Los sistemas automatizados pueden ser personalizados para generar informes que permitan hacer el acompañamiento del desempeño de los profesores y los alumnos. También integra todo el material pedagógico en un repositorio único, con acceso fácil y seguro mediante claves de acceso.

Transparencia en la información

Con la implantación de soluciones de administración documental y automatización es posible entregarle la información correcta a cada segmento involucrado en las actividades pedagógicas. Portales diseñados para atender las necesidades del equipo administrativo, de los profesores y de los alumnos facilitan el compartido de la información, evitando errores y pérdidas de datos.

Como en cualquier área de negocio, las instituciones educativas tienen que ser ágiles, innovadoras y deben tener la capacidad de evaluar qué tecnología es capaz de generar más productividad y reducción de costos. Una solución de automatización en el sector educativo es la clave para administrar proactivamente y con seguridad la información.

Conozca las soluciones desarrolladas por Access especialmente para responder a las demandas del sector educativo, administrando registros de estudiantes, administrativos y de back-office, manteniendo la conformidad con las normas del sector, independientemente del porte de la institución educativa, sea en ambiente centralizado o multi-campus.