¿Será que algún líder de negocio consigue dimensionar la cantidad de documentos generados por día en su empresa? ¿Y cuántos de ellos aún se crean en papel? Seguramente este no es un dato relevante para la planificación estratégica. Pero, invertir en la digitalización de dichos archivos físicos es relevante y hace toda la diferencia en el día a día.
La correcta administración documental seguramente va a generarles ahorros a todos los departamentos. En vez de mantener documentos en papel almacenados en carpetas y archivos, o incluso los que ya están en formato digital distribuidos por diversos sistemas, una estrategia de digitalización de archivos físicos, además de convertir el formato, también integra toda la información en un repositorio único, accesible vía web, que ofrece las siguientes ventajas:
- Reducción de tiempo en las actividades que exigen la búsqueda y el análisis de documentos
- Mayor acceso a la información, con más agilidad, sin necesidad de desplazamiento hasta el lugar de archivo
- Mayor eficiencia en el trabajo, con rapidez en la presentación de resultados
- Acceso restricto a usuarios de acuerdo con sus necesidades de trabajo, garantizando una total seguridad de los datos
- Mayor rapidez, precisión y control sobre el acceso a la documentación y su distribución
- Servicios de personalización para integración con otros sistemas del cliente
- Mayor seguridad con relación a la documentación, evitando posibles fraudes
- Mayor seguridad para la documentación exigida por una inspección
- Integración de datos de documentos para consulta, inclusive a través de nube, lo que posibilita el acceso remoto, en cualquier lugar, a cualquier momento, en cualquier dispositivo
- Reducción de pérdida de documentos en virtud de factores diversos como extravío, humedad o ataque de insectos
- Reducción de gastos y otros costos en materiales de oficina y de impresión
- Reducción de costo en almacenamiento, duplicación o recuperación
- Reducción de gastos en personal destinado al almacenamiento en archivos
- Sustentabilidad, reduciendo el consumo de papeles y de otros materiales perjudiciales al medio ambiente
- Posibilidad de mejorar las imágenes de los documentos, dejándolos más legibles, además de permitir el aumento de tamaño
Procesos más eficientes y más ágiles
Cada uno de los procesos de una empresa, en cualquier departamento, puede ser mejorado con la digitalización de archivos físicos, generando más productividad y conformidad. Según la consultora PwC destaca en el informe Industria 4.0: la digitalización como ventaja competitiva, globalmente un 72% de las empresas debe alcanzar un alto grado de digitalización en 2020.
La consultora enmarca en la digitalización acciones tales como los procesos de integración de cadenas de valor de productos o servicios en tiempo real por medio de plataformas digitales – donde la implementación de estrategias de digitalización de archivos físicos se encuadra -, además del uso de herramientas como computación en la nube, movilidad, análisis de datos (Big Data) y redes sociales.
Y sin la digitalización de archivos físicos la productividad de una empresa puede verse muy perjudicada. Un estudio realizado por una asociación de administración de documentos apunta que, por año, de un 3% a un 5% de los archivos en papel de una empresa se pierden o se extravían, generando un costo para recrearlos de, en promedio, US$ 120 por documento, incluyendo todos los procesos, lo que muchas veces obliga a renegociar plazos, solicitar firmas nuevamente y rehacer registros, entre otras cosas.
Además de esto, el estudio apunta que, por año, administradores pierden, en promedio, cuatro semanas en la tarea de buscar información debido a fallas o incongruencia en la organización de datos y documentos, lo que se podría resolver con el uso de una solución de administración documental como las desarrolladas y personalizadas por Access para atender las demandas de cada negocio.