Loading...
  • Top bar left
  • Top bar left

Conozca consejos para mejorar la administración de documentos de reclutamiento

Facebook
Google+
https://www.accesscorp.cr/conozca-consejos-para-mejorar-la-administracion-de-documentos-de-reclutamiento/
Twitter
LinkedIn

Empresas de todos los portes deben adherir a la transformación digital para mantenerse competitiva, automatizando procesos de modo tal que generen más agilidad, menores costos y menos errores. No hay más espacio para los procesos manuales y la implantación de un software de administración documental va librar a los empleados de realizar tareas burocráticas, abriendo espacio para acciones más estratégicas.

Sin embargo, estos documentos son parte esencial del negocio y administrar información proveniente de diversas fuentes, reuniendo la seguridad de la información y la conformidad, continúan siendo desafíos complejos para las empresas, principalmente si las mismas no cuentan con un software de administración documental.

Por qué usted debe implantar un software de administración documental

Las ventajas de contar con un sistema de administración de documentos son muchas, entre ellas:

Reducción de espacio de almacenamiento

El alquiler o mantenimiento de espacios destinados simplemente al archivado de documentos en papel no debe formar parte de los gastos fijos de una empresa. El uso de un software de administración documental reduce la necesidad de espacio para archivado de documentos, liberando espacio en las oficinas. Los documentos que tienen que ser almacenados en papel o en copias físicas se pueden ubicar en espacios más baratos, como depósitos.

Seguridad de la información

La administración de documentos permite controlar el acceso a los documentos, con niveles de autorización determinados por su criticidad, el rastreo de todos los accesos y modificaciones, inclusive con emisión de alertas. El control de versiones muestra todas las versiones de un mismo documento, rastreando fecha y autor de la modificación.

Más conformidad

En sectores altamente regulados, como el financiero y el de salud, responder a los diversos requisitos, normas y reglamentos gubernamentales es fundamental. Invertir en un eficiente software de administración documental, con reglas de custodia y destrucción bien definidas, garantiza la conformidad.

Acceso más fácil

Cada empresa debe identificar, junto con su aliado de solución de administración documental, cómo debe ser la indexación de los documentos, qué va a determinar que un documento pueda ser recuperado con la búsqueda de una palabra o frase. La indexación crea una identidad para el documento, posibilitando que se pueda acceder de forma rápida y precisa.

Mayor colaboración

El uso de un software de administración documental permite que se pueda acceder a los documentos almacenados desde cualquier lugar, a cualquier hora, agilizando la toma de decisiones, inclusive por parte de proveedores.

Los pilares de un software de administración documental

Para garantizar el máximo de eficiencia y ventajas para el negocio, un software de administración documental debe estar basado en tres pilares: automatización, administración y conformidad.

La plataforma FileBRIDGE, desarrollada por Access, responde a estos pilares con tres soluciones, que pueden operar de forma independiente o como un sistema integrado.

La solución FileBRIDGE Digital automatiza los procesos e inicia el camino hacia una oficina sin papel. La solución FileBRIDGE Records administra los archivos almacenados, asegurando un acceso rápido a copias digitales y físicas y analizando el ciclo de vida de cada documento. Ya la solución FileBRIDGE Governance garantiza la conformidad, aplicando políticas robustas.

Póngase en contacto con Access y conozca más sobre nuestra nueva oferta de servicios.

Empresas de todos los portes deben adherir a la transformación digital para mantenerse competitiva, automatizando procesos de modo tal que generen más agilidad, menores costos y menos errores. No hay más espacio para los procesos manuales y la implantación de un software de administración documental va librar a los empleados de realizar tareas burocráticas, abriendo espacio para acciones más estratégicas.

Sin embargo, estos documentos son parte esencial del negocio y administrar información proveniente de diversas fuentes, reuniendo la seguridad de la información y la conformidad, continúan siendo desafíos complejos para las empresas, principalmente si las mismas no cuentan con un software de administración documental.

Por qué usted debe implantar un software de administración documental

Las ventajas de contar con un sistema de administración de documentos son muchas, entre ellas:

Reducción de espacio de almacenamiento

El alquiler o mantenimiento de espacios destinados simplemente al archivado de documentos en papel no debe formar parte de los gastos fijos de una empresa. El uso de un software de administración documental reduce la necesidad de espacio para archivado de documentos, liberando espacio en las oficinas. Los documentos que tienen que ser almacenados en papel o en copias físicas se pueden ubicar en espacios más baratos, como depósitos.

Seguridad de la información

La administración de documentos permite controlar el acceso a los documentos, con niveles de autorización determinados por su criticidad, el rastreo de todos los accesos y modificaciones, inclusive con emisión de alertas. El control de versiones muestra todas las versiones de un mismo documento, rastreando fecha y autor de la modificación.

Más conformidad

En sectores altamente regulados, como el financiero y el de salud, responder a los diversos requisitos, normas y reglamentos gubernamentales es fundamental. Invertir en un eficiente software de administración documental, con reglas de custodia y destrucción bien definidas, garantiza la conformidad.

Acceso más fácil

Cada empresa debe identificar, junto con su aliado de solución de administración documental, cómo debe ser la indexación de los documentos, qué va a determinar que un documento pueda ser recuperado con la búsqueda de una palabra o frase. La indexación crea una identidad para el documento, posibilitando que se pueda acceder de forma rápida y precisa.

Mayor colaboración

El uso de un software de administración documental permite que se pueda acceder a los documentos almacenados desde cualquier lugar, a cualquier hora, agilizando la toma de decisiones, inclusive por parte de proveedores.

Los pilares de un software de administración documental

Para garantizar el máximo de eficiencia y ventajas para el negocio, un software de administración documental debe estar basado en tres pilares: automatización, administración y conformidad.

La plataforma FileBRIDGE, desarrollada por Access, responde a estos pilares con tres soluciones, que pueden operar de forma independiente o como un sistema integrado.

La solución FileBRIDGE Digital automatiza los procesos e inicia el camino hacia una oficina sin papel. La solución FileBRIDGE Records administra los archivos almacenados, asegurando un acceso rápido a copias digitales y físicas y analizando el ciclo de vida de cada documento. Ya la solución FileBRIDGE Governance garantiza la conformidad, aplicando políticas robustas.

Póngase en contacto con Access y conozca más sobre nuestra nueva oferta de servicios.