La transformación digital es un proceso continuo, y las organizaciones precisan contar con soluciones flexibles y escalables, capaces de ser adaptadas a nuevas necesidades. Con los procesos de escaneo digital de documentos el escenario es similar, y las soluciones precisan personalizarse para responder a las reglas y normas de cada país y, también, globales, acompañando sus cambios de la legislación.
En la era de la información, solo las organizaciones capaces de simplificar, estandarizar y automatizar sus sistemas de escaneo digital estarán aptas a transformar sus operaciones y modelos de negocio, aprovechando la información e ideas “escondidas” en los documentos en papel, antes distribuidos en diversos documentos y departamentos.
Y el escaneo digital va mucho más allá de los procesos técnicos, respondiendo a la necesidad de cada negocio y reglas que garantizan la validez legal de documentos digitalizados en cada país.
Acompañando la transformación digital
Organizaciones de todos los sectores y gobiernos están estudiando cómo cambiar las reglas para responder a estas nuevas necesidades. En Costa Rica, por ejemplo, la administración y almacenamiento de documentos electrónicos – producidos vía escaneo digital o nacidos digitales – está reglamentada por la “Ley de certificados, firmas digitales y documentos electrónicos”, de 2005. En Panamá, la Ley 51, de 2008, “define y regula los electrónicos y las firmas electrónicas y la prestación de servicios de almacenamiento tecnológico de documentos”.
Seguramente estas normas siempre se están adaptando a los avances tecnológicos y el sector financiero, uno de los más reglamentados en todo el mundo, es el que viene promoviendo más cambios en algunos países.
En Panamá, el proyecto “Modernización del Sistema Financiero Internacional”, presentado por el Ministerio de Economía y Finanzas (MEF), prevé la modernización de los sistemas financieros, incorporando nuevos productos que aumentan la competitividad y la transparencia del sector. Ya en Costa Rica, el nuevo modelo todavía es objeto de estudios.
El futuro del escaneo digital
Pero, independientemente del grado de madurez digital de cada país o sector, el escenario económico actual hace que las organizaciones tengan que buscar soluciones y modelos que mantengan su ventaja competitiva.
A pesar de que el futuro de la tecnología sea una incógnita – el alcance de la Inteligencia Artificial, por ejemplo, todavía es un terreno nebuloso – ya es posible mensurar cómo la Internet de las Cosas, Big Data, BYOD (Bring Your Own Device) están cambiando la forma cómo y dónde trabajamos.
Las soluciones inteligentes de captura, administración y almacenamiento de documentos permiten extraer la información crítica de documentos en papel y electrónicos, respondiendo a las reglas de negocio, reglamentaciones y permitiendo que las organizaciones:
- Aumenten a productividad ya que los empleados no pierden más tiempo almacenando y buscando documentos y, así, pueden enfocarse en tareas y acciones más estratégicas para el negocio
- Aumenten la colaboración, permitiendo que todos los miembros de un grupo de trabajo accedan a la misma información, no importa dónde estén ubicados
- Mejoren la seguridad almacenando la información en repositorios previamente establecidos e implantando políticas de autorización de acceso, evitando el filtrado de datos
- Simplifiquen el cumplimiento de normas de conformidad, ya que se puede acceder fácilmente a los documentos indexados en caso de auditorías o litigios
- Identifiquen el ciclo de vida de cada documento y programen su destrucción segura
Ahora que usted ya conoce el futuro del escaneo digital, sepa cómo Access puede ayudar a su organización en esta transformación digital. Póngase en contacto y conozca nuestras soluciones.