Loading...
  • Top bar left
  • Top bar left

Conozca estrategias para un RRHH más ágil en la administración documental

Facebook
Google+
https://www.accesscorp.cr/conozca-estrategias-para-un-rrhh-mas-agil-en-la-administracion-documental/
Twitter
LinkedIn

Ya pasó el tiempo en que la administración documental en RRHH era manual, con carpetas y más carpetas repletas de papeles y espacios ocupados por el denominado archivo muerto. Actualmente, la movilidad y modernas herramientas de comunicación permiten que equipos, inclusive los de RRHH, estén distribuidos por todo el mundo, trabajando en cualquier lugar, a cualquier hora.

Entonces, ¿cómo puede acompañar RRHH este nuevo escenario, manteniendo la alta productividad de los empleados, la satisfacción con el trabajo y con el ambiente y, finalmente, manteniendo un bajo índice de rotación?

Una de las respuestas está en el uso de tecnologías de administración documental en RRHH, capaz de agilizar diversas tareas, muchas de ellas rutineras y que pueden consumir hasta un 60% del tiempo, y, consecuentemente, permitir que el equipo tenga más espacio para colaborar con el éxito del negocio.

La presencia física no es más necesaria

Actualmente, el desempeño de un empleado no se mensura más por su presencia en la oficina. Lo que importa es su capacidad de ser productivo y entregar resultados, independientemente de dónde esté localizado. Una encuesta de la OIT (Organización Internacional del Trabajo), realizada en 15 países, apunta que el trabajo remoto, inclusive cuando no sea una práctica generalizada, es un fenómeno que está en alza, y ya beneficia hasta a un tercio de los empleados en algunos países.

En esta nueva realidad, donde los dispositivos móviles y herramientas de comunicación permiten que los empleados sean productivos en cualquier lugar, la administración documental en RRHH precisa estar preparada para apoyar dicha transformación digital, sin depender exclusivamente de documentos en papel.

Las ventajas de la digitalización de documentos

Un departamento de RRHH basado en papel o incluso solo en el envío emails enfrenta serios problemas. En primer lugar, enviar sobres de aquí para allá dejó de ser funcional hace bastante tiempo. Ya con relación al email, los empleados que trabajan en el piso de fábrica, por ejemplo, no siempre tienen acceso inmediato a su caja de correos.

Además de esto, la administración documental en RRHH queda comprometida cuando los archivos están almacenados en diversos formatos – físico y digital – y distribuidos por varios sitios. Sin un repositorio central, con procesos de indexación y de custodia definidos, y reglas de acceso que garantizan la seguridad de los datos, los administradores de RRHH no pueden estar seguros de que están teniendo acceso a la última versión de un documento, por ejemplo, o inclusive encontrar archivos actuales o antiguos de fichas de empleados.

La digitalización de documentos en RRHH, almacenando y administrando la documentación en una plataforma única, personalizada para atender las reglas específicas de cada sector, genera diversos beneficios estratégicos para la empresa, tales como:

  • Reducir costos de almacenamiento
  • Optimizar la ejecución de los procesos de RRHH, al reducir el tiempo necesario para las actividades
  • Aumentar la productividad del equipo de RRHH, al reducir la realización de tareas manuales y liberar tiempo para actividades diarias más estratégicas
  • Aumentar la rapidez para la localización de todo tipo de información, ya que los archivos permanecen disponibles para el ingreso desde cualquier dispositivo con acceso a internet y con certeza de la privacidad de los datos
  • Controlar la validez de los documentos existentes o avisar sobre documentos obligatorios faltantes
  • Garantizar la conformidad con las reglas laborales de cada país

Conozca cómo Access es la aliada ideal para una moderna e innovadora administración documental en RRHH, comenzando por el proceso de digitalización, consolidando la información, mejorando procesos y agilizando las tareas.