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Conozca las principales tendencias en administración de documentos en América Latina

La administración de documentos, por sí misma, ya es una tendencia entre las empresas. La administración documental es un activo de gran importancia para el negocio.  Datos del IDC estiman que, hasta 2020, tendremos 44 veces más datos de los que teníamos en 2005.

Custodiar y proteger este gran volumen de informaciones es esencial para el éxito de cualquier negocio. No invertir en una administración eficiente significa generar atrasos en los procedimientos administrativos y costos innecesarios para la empresa.

En una administración eficiente de documentos, las informaciones son archivadas de forma correcta y organizada. Un banco de datos se crea, al que pueden ingresar los diversos departamentos de la empresa. Esto facilita la búsqueda por informaciones y permite que el acceso sea controlado, lo que ayuda a evitar fallas de seguridad.

La administración de documentos también pasará por muchas etapas. A continuación citamos algunas tendencias para el año 2018 en América Latina.

  1. Servidores en la nube

Mientras un servidor local exige una infraestructura más adecuada – generando altos costos con mantenimiento y profesionales especializados –, el ambiente en la nube proporciona un acceso rápido y fácil a las informaciones necesarias. Además de atender a los más diferentes segmentos, de soluciones más simples a las más complejas.  Un servidor ambientado en la nube ofrece planes más económicos, y la posibilidad de almacenar, compartir y procesar informaciones online.

Una buena práctica de administración puede representar la diferencia entre su empresa y las demás.

  1. Seguridad de informaciones sensibles

Las informaciones sensibles tienen que permanecer almacenadas en sitios seguros y con acceso controlado, para minimizar el riesgo de exposición o falla en la seguridad. En 2017, diversos casos de quiebra de seguridad se hicieron público dejando a los consumidores más cautelosos a la hora de escoger una empresa que se ocupara de sus documentos.

Los métodos de seguridad y nuevas tecnologías con el propósito de proteger informaciones sensibles son cada vez más necesarios.

  1. Blockchain

Blockchain es la columna vertebral del Bitcoin y por eso se lo asocia inmediatamente a la moneda virtual. Esta tecnología es antigua, pero con el alza de los bitcoins, empezó a popularizarse. A pesar de que Blockchain sirva para autenticar y registrar todas las transacciones realizadas con la moneda – sin la necesidad una autoridad central – el mismo no solo sirve para transacciones financieras, también sirve para registrar documentos.

La rede Blockchain trabaja con un registro de transacciones almacenado en bloques. Es una manera de empaquetar diversos documentos y garantizar que estos estén seguros por medio del uso de la criptografía y los métodos utilizados para verificar la autenticidad de la transacción.

Blockchain abre un nuevo horizonte para la administración documental. Sin embargo, el documento no queda almacenado junto con el registro de transacciones, tan solo el evento. Por ser un medio seguro de almacenar las informaciones permanentemente, casi todas las industrias digitales están considerando Blockchain como una medida moderna de seguridad para el almacenamiento de documentos.

Estas son algunas de las tecnologías que pueden mejorar la eficiencia de los procesos de negocios de administración documental en los próximos años.

Conozca los servicios de custodia y administración de documentos de Access. Proteja sus informaciones y mejore la eficiencia en el acceso a los registros cuando más precisa de ellos.