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Conozca las principales tendencias en administración de proyectos y documentos

Archivos antiguos de documentos en papel conllevan diversos problemas: espacio para su almacenamiento, tiempo para su organización, dificultad para recuperarlos y, finalmente, la posibilidad de que se extravíen es alta. Innovadoras tendencias en administración de proyectos y documentos llegan para darles un fin a estos problemas, llevando a las empresas hacia el escenario de una oficina sin papeles.

La transformación digital ha impactado en todos los negocios y, dentro de las empresas, la Administración Electrónica de Documentos (AED) viene agilizando las tomas de decisiones y mejorando procesos.

¿Y cuáles son las mayores tendencias en administración de proyectos y documentos que harán que estas soluciones sean cada vez más eficientes? Especialistas en tecnología y negocios apuntan las innovaciones que garantizarán mayor productividad para todos los equipos:

Almacenamiento en la nube

Implantar un sistema de almacenamiento y administración de documentos en la nube reduce estos problemas – tiempo y dinero empleados en el archivamiento y búsqueda de documentos en papel. Con documentos digitalizados y almacenados en la nube, el acceso es rápido y fácil y todos los empleados autorizados pueden visualizar y editar las informaciones, garantizando su actualización. Esta es una de las tendencias en administración de proyectos y documentos que permiten el acceso en cualquier lugar, a cualquier hora y en todos los tipos de dispositivos. Lo mejor de todo es que esta administración en la nube es realizada por el proveedor de soluciones de Administración Electrónica de Documentos. En su empresa solo es preciso saber cómo tener acceso a los documentos.

Seguridad de la información

El uso de la nube aún despierta un poco de recelo debido a la seguridad de la información. Pero actualmente todos los modelos de oferta de servicios en la nube – pública, privada e híbrida – cuentan con estrategias y soluciones de seguridad cibernética, garantizando la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos. Grandes proveedores de servicios en la nube ofrecen los siguientes recursos de seguridad:

  • Estructura con énfasis en la seguridad de datos
  • Mejores prácticas indicadas por el mercado y certificaciones de conformidad
  • Soporte y servicios relacionados a cuestiones de seguridad
  • Soluciones y alianzas con empresas especializadas en seguridad de datos
  • Criptografía de datos
  • Control rígido de acceso e identidad

Integración con dispositivos móviles

El mundo es móvil, ¿usted tiene alguna duda de esto? Y las tendencias en administración de proyectos y documentos no podrían dejar de lado la posibilidad de ampliar todavía más la accesibilidad a los documentos ofrecida por el almacenado en la nube, con disponibilidad 24 x 7.

Colaboración

Trabajar en conjunto, compartiendo recursos y conocimiento, mejora la productividad y acelera la conclusión de las tareas. Y este intercambio de información solo es posible cuando todos los documentos se ubican e indexan en un repositorio central, ofreciendo un acceso rápido y fácil. Si no se tiene la certeza de estar accediendo a la versión más reciente de un documento, existe una gran posibilidad de error, que se puede dar desde trabajar con informaciones desactualizadas hasta rehacer trabajos que ya habían sido ejecutados. Por eso, junto con el proyecto de implantación de administración electrónica de documentos es importante incentivar la cultura de la colaboración en la empresa.

Proyectos personalizados

Un buen proveedor de soluciones de AED debe ser capaz de identificar las necesidades del cliente, garantizando la adherencia y escalabilidad del proyecto. La solución debe estar lista para responder al crecimiento del acervo documental de la empresa y la inclusión de nuevas normas de conformidad. Las soluciones de almacenamiento digital ofrecidas por Access siguen las mayores tendencias en administración de proyectos y documentos, atendiendo las necesidades de empresas de todos los portes.