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Conozca los riesgos que su empresa evita con un servicio de administración de documentos

Hoy más que nunca es esencial que las empresas optimicen todos los aspectos de su negocio y la custodia y la administración de documentos, a pesar de no verse como un componente estratégico, ciertamente es uno de esos pontos, ya que puede impactar de manera significativa  en la productividad de los empleados y  en el uso de cada espacio disponible  en la oficina.

Cuando están “enterradas” en cajas con documentos de papel, es imposible pensar en la expansión del negocio. Además de eso, los empleados se ven demasiado ocupados en la organización del papeleo y, posteriormente, en la búsqueda de las informaciones que precisan para seguir con los procesos críticos del negocio.

Esto puede impactar de manera significativa en los niveles de satisfacción del cliente debido a la lentitud de las entregas, afectando los ingresos y generando una serie de problemas de cumplimiento – especialmente cuando algunos documentos parecen perderse o surgen dañados.

Un servicio de administración de documentos puede ayudar a las empresas a organizar y almacenar sus documentos en un sitio seguro. Aunque algunos negocios opten por comprar espacios adicionales para almacenar sus informaciones, guardándolas en cajas en áreas cerradas, eso no resuelve el problema de los riesgos generados por el gran volumen de datos en la oficina.

Al almacenar documentos fuera de la oficina, la empresa ahorra dinero y les da a sus empleados el espacio que precisan para trabajar de manera eficiente. El exceso de papeles, además de ocupar espacio, dificulta la búsqueda por informaciones importantes cuando son necesarias, obligando al equipo a lanzarse sobre cajas y carpetas durante horas para encontrar los datos que precisan. Un servicio de administración de documentos garantiza la precisión de las informaciones y su disponibilidad con el máximo de eficiencia.

Además de dejar la oficina más libre, un servicio de administración de documentos les ofrece una especie de alivio a los gerentes y directores en relación a la seguridad de informaciones sensibles. Con documentos guardados externamente, no es hay que preocuparse con la posibilidad de que empleados no autorizados tengan acceso a informaciones confidenciales.

Los centros de almacenamiento profesional entienden la importancia de las informaciones confidenciales para la continuidad del negocio y los riesgos que pueden causar en caso de que caigan en manos equivocadas y, por eso, ofrecen un ambiente altamente controlado por medio de vigilancia las 24 horas y múltiples sistemas de protección, incluyendo control de acceso sofisticado y mecanismos de protección contra incendios, inundaciones y humedad.

Incluso las empresas pequeñas corren riesgos

Aun los pequeños negocios corren riesgos almacenando documentos en cajas, generando una serie de costos asociados a la custodia de documentos – no solo los costos de las cajas, sino el costo de tiempo de los empleados que precisan retirar las informaciones necesarias. En el caso de las pequeñas empresas, que generalmente cuentan con mano de obra reducida, esto es aún más arriesgado, porque le provoca un serio obstáculo al crecimiento.

Al contar con un aliado para la custodia y administración de documentos, los pequeños negocios pueden mejorar procesos y abrir espacio para, de hecho, expandir la empresa, ubicando a los empleados en departamentos capaces de impactar directamente en los resultados, cómo el departamento comercial.

Access cuenta con diversos servicios de almacenamiento físico para empresas de los más diversos segmentos. Por medio del servicio de almacenamiento externo de registros, por ejemplo, usted puede almacenar, administrar y destruir de manera segura los registros físicos en los centros externos de almacenamiento de Access, que cuentan con las más sofisticadas tecnologías para garantizar la protección de sus datos. Conozca aquí el servicio de almacenamiento externo de registros.