Implementar soluciones tecnológicas puede ser una cuestión de supervivencia para las empresas de porte pequeño, mediano o grande. Dicha necesidad es aún más evidente en lo que concierne al almacenamiento y conservación de documentos y archivos.
Esto ocurre porque la competencia es más reñida – los consumidores analizan todos los costos y beneficios hasta encontrar lo que realmente están buscando. Esta nueva dinámica exige que las empresas aumenten su eficiencia para ofrecer los mejores servicios y precios.
Una excelente manera de mejorar la eficiencia de los negocios es contratar un buen servicio de administración documental, capaz de almacenar todo el historial de informaciones de los clientes. La elección ideal debe reunir algunos aspectos para atender las necesidades de su empresa:
- Almacenamiento de varios tipos de documentos, incluyendo emails, documentos de texto, PDFs y planillas;
- Búsqueda dentro de una biblioteca con el uso de palabras claves;
- Ofrecer acceso restricto a ciertos documentos;
- Monitoreo de quién está visualizando un archivo y cuándo;
- Rastreo de ediciones de los documentos;
- Visualización de versiones antiguas de documentos editados;
- Control de documentos obsoletos, indicando cuándo se los puede descartar;
- Acceso, edición y compartido de documentos por dispositivos móviles.
¿Qué se debe buscar en un servicio de administración documental?
Elegir el mejor servicio de administración documental no siempre es tarea fácil. Son tantas las particularidades que deben tomarse en cuenta, que pueden dejarlo a uno un poco perdido. Especialistas apuntaron los aspectos y funcionalidades más importantes que se deben observar a la hora de contratar un servicio de administración documental.
Estructura de archivos: el servicio debe ofrecer una estructura fácil y que tenga sentido para los usuarios, permitiéndoles que encuentren fácilmente los archivos cuando sea necesario;
Búsqueda: es interesante tener una gran variedad de opciones para encontrar los archivos, permitiendo la búsqueda por el nombre del archivo y también por su contenido;
Fácil de usar: el servicio debe ser intuitivo y ofrecerles soporte a los usuarios. Demasiadas complicaciones van a volver inútil el servicio;
Acceso móvil: al servicio de búsqueda lo deben poder acceder con facilidad múltiples usuarios;
Integración: el servicio debe ofrecer integración rápida con programas que usted ya usa normalmente;
Escaneo: un buen servicio de administración de documentos se debe responsabilizar por el escaneo de los documentos de manera confiable, que garantice su lectura y una organización inteligente;
Seguridad: es esencial que el sistema tenga filtros de acceso, para garantizar la confidencialidad y salvaguarda de los datos.
Un buen servicio de administración documental debe ayudar a las empresas a organizar sus papeles y archivos digitales en un centro de almacenamiento, donde todos los empleados responsables tengan acceso, pero que conserve los documentos protegidos de los efectos del clima y el tiempo. La contratación de un servicio especializado debe representar una buena inversión para la organización.
Access ofrece un servicio completo de custodia y administración de documentos, que permite la digitalización, preservación y localización de documentos. La empresa también se responsabiliza por la organización de archivos y la destrucción segura de los papeles obsoletos, además de poner a disposición un portal por el cual se pueden hacer las solicitudes de archivos. Estos servicios se pueden personalizar de acuerdo con la necesidad de la empresa.