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¿En qué paso del viaje de transformación digital usted está?

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Cualquier empresa que quiera mantener su relevancia en el mercado precisa invertir en la transformación digital, identificando los mejores equipos, soluciones, herramientas y conocimiento que van a ofrecerles más inteligencia y agilidad a los procesos de negocios. Cuando implantada de forma correcta, una estrategia de transformación digital entrega una mayor eficiencia, reduce costos, aumenta la agilidad, mejora la experiencia del cliente y aporta nuevas ideas para el negocio.

Aunque los líderes de negocios estén seguros sobre la necesidad de invertir en la transformación digital, no siempre están seguros de cómo implantar una estrategia eficiente, principalmente cuando no logran transformar información en la inteligencia que va a apuntar el mejor camino hacia la digitalización del negocio.

Generar valor a partir de la enorme cantidad de información producida por el ecosistema del negocio, principalmente cuando aún se almacena en papel, es una tarea casi imposible. Al implantar una solución de administración documental y cambiar la manera en que la información es creada, administrada y almacenada, las organizaciones pueden dar el primer paso en el viaje de la transformación digital.

¿Y cómo se está desarrollando su transformación digital? Entérese abajo cuáles son los principales pasos de este viaje e identifique su madurez digital en relación a la administración de documentos.

 

Predominio del papel

Las empresas que se encuadran en este estadio generalmente están dando sus primeros pasos en la transformación digital. Los documentos continúan siendo generados originalmente en papel y se almacenan en archivos físicos dentro de la empresa, ocupando espacios, dificultando el trabajo y provocando más costos. Y los documentos originados digitalmente son archivados en diversos dispositivos, sin el uso de un sistema que los integre, dificultando su localización.

No existen políticas de seguridad para proteger la información, evitando que se repliquen o compartan sin autorización, o incluso que sean blanco de hackers. Además de esto, los documentos que solo existen en papel se pueden perder o destruir fácilmente en caso de haber un incendio, por ejemplo.

¿La solución? Reduzca el papeleo.

Las organizaciones deben integrar toda la información y eliminar la duplicidad transformando archivos físicos en digitales. El primer paso es elaborar un cronograma de escaneo, privilegiando los documentos que más se consultan e implantar políticas de seguridad. Los registros que tienen que ser mantenidos en su formato físico se deben llevar a un sitio externo que ofrezca un almacenamiento seguro y servicios de digitalización bajo demanda.

Digitalizados, pero desorganizados

En este punto las organizaciones ya adoptaron nuevas tecnologías, pero no establecieron reglas claras sobre cómo generar y almacenar la información. Los empleados almacenan archivos en sus dispositivos – aprovechando políticas de BYOD (Bring Your Own Device), o incluso en aplicaciones no homologadas por el departamento de TI, en la denominada Shadow IT, haciendo que no haya reglas de indexación y de archivado de documentos. Sin una integración, la información queda esparcida por diversos dispositivos y aplicaciones, dificultando su localización y la implantación de reglas de seguridad y de conformidad. Para completar, los empleados también pierden mucho tiempo buscando documentos – un tiempo que podrías ser aprovechado en iniciativas más estratégicas.

¿La solución? Organice los archivos.

Una estrategia de administración documental debe abarcar toda la empresa, con mucha planificación y colaboración de todos los departamentos, a partir de la creación de un consejo de gobernanza de la información. Con este consejo, será posible tener una visión amplia de toda la empresa y de los documentos producidos en cada departamento, evaluando su interrelación y, principalmente, entender cuáles son las expectativas y necesidades de cada área.

Una solución centralizada de administración documental puede agilizar la indexación y retención de documentos en todo su ciclo de vida, permitiendo que los empleados accedan a la información en una plataforma segura y que monitorea la conformidad.

 

Digital, pero con procesos manuales

Llegamos, entonces, al tercer paso, donde el problema está en el mantenimiento de procesos manuales cuando, a pesar de que la mayoría de la información ya esté digitalizada y fácilmente accesible, las empresas aún están desperdiciando tiempo y recursos administrando manualmente los registros.

¿La solución? Invierta en la automatización.

Automatizando procesos las organizaciones consiguen reducir el tiempo usado en tareas administrativas, aumentar el control y garantizar la conformidad. Una solución de administración documental monitorea los archivos durante todo su ciclo de vida, enviando notificaciones cuando un documento está incompleto, expirado o preparado para una destrucción segura. En este punto de la transformación digital, los empleados ya pueden concentrarse en proyectos más estratégicos.

 

Lo digital se vuelve estándar

En este punto, las empresas ya consiguieron integrar con éxito sus procesos no digitales y digitales, anticipando las demandas de los clientes, reuniendo ideas valiosas para el negocio, mejorando la comunicación y ofreciendo mejores condiciones de trabajo para sus empleados. Demorados procesos manuales fueron automatizados y los equipos están enfocados en actividades estratégicas, y la empresa está lista para innovar, no solo entendiendo sus necesidades actuales, sino, también, preparándose y adaptándose a futuras tendencias.

¿La solución? Mantener un proceso continuo de transformación digital.

La transformación digital es un proceso continuo, con el desarrollo de nuevas herramientas, soluciones y procesos que acompañan nuevas formas de trabajo. A partir de allí, las empresas deben continuar desarrollando sus estrategias, contando con un aliado como Access, que ofrezca las soluciones más innovadoras de administración documental.