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Entienda cómo la custodia de documentos puede ser un recurso estratégico

Las empresas siempre están buscando producir al máximo con el mínimo de recursos posible. Lo que pocos administradores saben es que la custodia de documentos puede ser una herramienta estratégica.

Cuando se hace de manera correcta, se puede utilizar como recurso para el crecimiento de la empresa, ayudando en el mantenimiento inteligente de informaciones, optimizando procesos y reduciendo costos.

Instituciones del sector hospitalario también se benefician con la custodia de documentos: en estos casos existe la necesidad de tener una organización precisa para la localización de informaciones e historiales de pacientes en tiempo hábil.

La custodia de documentos puede ser usada de manera estratégica en la atención al cliente, para la consulta de historiales de compras y registros de reclamación, ayudando a trazar un perfil del consumidor y dirigir un abordaje más preciso.

Información como centro de decisiones

la información es el corazón de cualquier negocio. El alcance de metas es prácticamente imposible sin la digitalización de los datos más importantes sobre la empresa, desde presupuestos hasta el desempeño de los empleados. Además de ahorrar tiempo y espacio, la documentación correcta ofrece una visión clara para un trabajo más eficiente, reforzando la estructura de datos de la empresa y las capacidades operacionales.

Administración de calidad

Para implementar una certificación ISO o cualquier otra certificación de calidad en la empresa, algunos prerrequisitos se deben seguir y están vinculados a la custodia de documentos de manera correcta. Son ellos:

  • Cada documento debe ser identificado fácilmente, con nombre, autor, fecha, etc;
  • Todo cambio en la empresa debe ser registrado debidamente;
  • Permitir la revisión, acceso, aprobación y distribución de los papeles;
  • Los documentos deben estar a disposición cuando sea necesario;
  • Garantía de confidencialidad e integridad;
  • Mantenimiento y preservación de los datos.

Una custodia eficiente va a ayudar a atender todas estas especificaciones, ayudando a la empresa en la obtención de las certificaciones necesarias.

Administración financiera

Las empresas tienen que estar con toda la comprobación del pago de impuestos y la obediencia de las normas registradas por ley al día para evitar problemas con órganos gubernamentales.

Con la documentación al día y debidamente organizada, se vuelve mucho más fácil enfrentar una inspección e impedir la cobranza de multa o, en casos más graves, la interrupción de las actividades.

Mejoría de los procesos internos

El aumento exponencial de documentos electrónicos está cambiando el flujo y el ritmo de trabajo de los profesionales en todos los sectores. También viene cambiando la manera en que las informaciones son administradas y procesadas y se está incentivando el desarrollo de nuevas soluciones digitales que puedan optimizar los métodos de producción y aumentar la eficiencia.

Aun con la presencia de documentos en papel en las empresas, la mayoría de las personas usa medios electrónicos para documentación y comunicación. Esta transición hacia lo digital ha acelerado los procesos internos, modificando la relación de los empleados con los datos de la empresa.

Seguridad

La seguridad de acceso a informaciones sensibles es de importancia vital para la empresa. Independientemente de ser documentos físicos o digitalizados, mantener estos datos protegidos es una gran responsabilidad de las organizaciones. El acceso y la posibilidad de alteración de los archivos deben ser preservados cuidadosamente.

Access tiene la solución de custodia de documentos ideal para su empresa. Entre los servicios ofrecidos, están el almacenamiento de documentos físicos y la digitalización de documentos, liberando espacio en su empresa y garantizando la seguridad y la protección de estas informaciones.