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Entienda el impacto de la digitalización en el crecimiento del negocio

Implantar soluciones de administración de documentos, en un primer momento, puede llegar a parecer que es solo una forma de organizar y custodiar documentos. Pero el impacto de la digitalización en el negocio va mucho más allá de este punto. Esta es la oportunidad de conocer a fondo todos los departamentos de una empresa, y encontrar sinergias entre ellos hasta entonces desconocidas.

Claro que llegar a este nivel de conocimiento no es una tarea que se cumpla de un día para el otro, pero, con planificación, es posible aprovechar al máximo el impacto de la digitalización en el negocio.

En primer lugar, es preciso identificar las aplicaciones de negocios integradas a cada departamento de la empresa, como el área financiera, RRHH, sector administrativo y todos los otros involucrados en el día a día.

Vamos a tomar como primer ejemplo el departamento financiero. Inicialmente, este sector puede incluir documentos e informes de cuentas a pagar, cuentas a cobrar, nóminas de pago, auditoría, ente otros. Y cada uno de ellos tendrá especificidades en relación a las mejores prácticas para la administración documental.

Además de esto, dentro del departamento financiero también hay archivados documentos sobre procesos internos como pedidos de préstamos bancarios, financiaciones, seguros, entre otros. Una vez más las normas para el almacenamiento, retención y descarte son diferentes entre sí, como también las autorizaciones de acceso y la rapidez con la que los documentos deben estar disponibles para su consulta y control.

Pero, a partir del momento en que todos los documentos están digitalizados, organizados y fácilmente accesibles, el flujo de trabajo continúa con más agilidad, permitiendo una visión más amplia y tomas de decisiones basadas en datos confiables y actualizados.

Entonces, a partir de este primer ejemplo, ¿cómo aprovechar al máximo el impacto de la digitalización en el negocio en todos los departamentos?

Comience analizando cuáles serían las mejores prácticas para la administración documental en cada uno de los departamentos y, principalmente, cuál es la forma de almacenamiento de dichos documentos – papel, fax, medios electrónicos. No se olvide de verificar si los dispositivos personales de los empleados, como teléfonos celulares y tabletas, están siendo usados como un espacio de almacenamiento de documentos.

Conociendo las necesidades de cada uno de los departamentos de la empresa y la cantidad de personas que tendrán acceso a las soluciones de custodia y administración de documentos, busque conversar con el mayor número posible de personas. No tome en cuenta solamente la opinión del líder del área. En verdad, tal vez aquel al que se lo conoce como “archivista” sea la persona que tiene las mejores ideas para la administración dichos documentos, ya que esta tarea forma parte de su rutina. Analice como es el día a día de estas personas y lo que ellas consideran las mejores prácticas para la administración de documentos, los modelos que realmente facilitarían y agilizarían su trabajo y evalúe el real impacto de la digitalización en el negocio.

Conozca los sistemas que mueven su empresa

Para modelar un proyecto de administración de documentos también es preciso conocer todos los sistemas de producción, front-office y back-office en uso en la empresa – repletos de documentos y de informaciones. Seguramente el equipo responsable por la implantación de mejores prácticas en la administración documental va a encontrar sistemas de administración de personas, de control de ventas, de automatización de marketing, de logística… La lista seguramente será larga.

Lo más importante es entender las especificidades de la custodia de cada uno de ellos y cómo estas informaciones están intercomunicadas. Conociendo todos los sistemas, el proyecto puede ir más allá de la propia administración de documentos, identificando informaciones generadas por departamentos diversos que son complementarias y que aún tal vez no estuvieran siendo compartidas. Solo así, en el momento en que los tomadores de decisiones precisen informaciones, estos datos estarán disponibles de forma organizada, ofreciendo una visión 360º de la empresa. Al final, tal vez sea ese el mayor impacto de la digitalización en el negocio: la organización y el compartido de informaciones, antes “perdidas” en los departamentos.

Y solamente un aliado con conocimiento en todos los sectores de la economía puede comprender y atender necesidades específicas, inclusive, de cada departamento dentro de una empresa, con soluciones integradas, flexibles y escalables, protegiendo informaciones físicas y digitales, de tal modo que su empresa pueda abarcar todo el impacto de la digitalización en el negocio y sus beneficios.