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Entienda la importancia de los servicios de administración de documentos para expandir el negocio

Independiente del segmento en que actúan, las principales preocupaciones de las empresas hoy es aumentar la productividad y la eficiencia y reducir costos. Con base en esto, todos los días los negocios prueban nuevas formas de ahorrar tiempo, dinero y recursos para mejorar el desempeño de sus equipos y, al mismo tiempo, mantener la ganancia y la competitividad.

Sin embargo, la mayoría de las veces, las estrategias de administración de documentos quedan al margen cuando el asunto es aumentar la eficiencia y expandir el negocio. La solución más común en esas organizaciones es mantener los documentos guardados en cajas de papel, ocupando espacio en áreas o estorbando a los empleados, que tienen que compartir el espacio con papeles polvorientos en cajas bajo sus pies o esparcidas por incontables gavetas.

Felizmente, cada vez más negocios están recurriendo a los servicios de administración de documentos como una alternativa eficiente a la tradicional custodia interna de documentos, que acaba quitándole demasiado tiempo al equipo cuando es preciso encontrar una información en el medio de papeles diseminados por múltiples lugares.

Los servicios de administración de documentos externos ayudan a aumentar la productividad en la empresa, ahorrando espacio y aumentando la eficiencia al quitar de dentro de la organización la tarea de ordenar el papeleo, generando una economía considerable de tiempo y dinero. Con una serie de beneficios, los servicios de administración de documentos pueden ayudar a aumentar a expandir el negocio de diferentes maneras. Entiéndalo a continuación:

Aumente el espacio de la oficina

A pesar de parecer la opción más barata, almacenar documentos internamente puede ser la opción más costosa, especialmente tomando en consideración el precio del metro cuadrado en las grandes ciudades. Basta pensar en lo que usted podría hacer con la área que hoy está dedicada tan solo a la custodia de documentos antiguos – una única área en las instalaciones de la empresa dedicada a guardar archivos y cajas puede costar una buena parte de su alquiler.

Muchos negocios se están dando cuenta de esto. Los servicios de administración de documentos externos, al responsabilizarse por la custodia de documentos, permiten que la empresa use ese espacio para propósitos más productivos y rentables, como ubicar más empleados en departamentos directamente vinculados al core business de la empresa.

No importa si su objetivo es expandir el negocio con nuevos empleados o usar la área para otras tareas diarias – librar la oficina de los grandes volúmenes de papel puede ayudarlo a aumentar la productividad de sus equipos y, consecuentemente, contribuir para el crecimiento de la empresa.

Ahorrar tiempo con prácticas eficientes

Su negocio crece cuando usted trabaja con el máximo de eficiencia y productividad, y almacenar grandes volúmenes de documentos internamente seguramente va a perjudicar su objetivo en la búsqueda de equipos de mayor desempeño debido a problemas como el desperdicio de tiempo.

En vez de ocupar a sus empleados en la organización de papeles en cajas y, consecuentemente, en la búsqueda de las informaciones que precisan para darles proseguimiento a procesos críticos del negocio, un servicio de administración de documentos externo garantiza que su equipo se dedique a las tareas de mayor importancia.

Gastándose menos tiempo en la búsqueda de informaciones correctas, el equipo tiene tiempo para dedicarse al aumento de la agilidad de los procesos y a la mejoría de la experiencia del cliente, aumentando la productividad y, como consecuencia, contribuyendo con la expansión del negocio.

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