¿Cómo se hace la administración de los documentos en su empresa? ¿Los documentos en papel aún son predominantes en su día a día? Entonces, este es el momento de invertir en la alianza con una empresa especializada en la oferta de un sistema de administración documental, capaz de ofrecer más agilidad y eficiencia para todos los procesos de negocio.
Sin un correcto sistema de administración documental, su empresa puede formar parte de una triste estadística: según la consultora Gartner, un 7,5% de todos los documentos se pierden. Además de esto, sin organización, un empleado puede tardar una hora para encontrar un documento, mientras que el tiempo de lectura será de solo cerca de 10 minutos – un promedio de entre un 5% y un 15% del tiempo utilizado en la búsqueda.
Y la implantación de servicios de administración de documentos con almacenamiento en la nube es una solución que se va a acoplar a las necesidades de las empresas por la obtención de escalabilidad, flexibilidad, desempeño y seguridad de sus documentos, con acceso en cualquier momento, en cualquier lugar, desde cualquier dispositivo.
El objetivo de un sistema de administración documental es simplificar los procesos de negocios, con el rápido acceso a documentos. Antes de implementar la solución, los administradores deben asociar los documentos a los procesos, alineando la información a tareas y, también, entender qué normas legales y reglamentarias deben ser incorporadas al proyecto, garantizando la conformidad en la custodia y en la administración.
Conozca las ventajas del sistema de administración documental
En verdad, las ventajas de contar con un sistema de administración eficiente son tantas que vale la pena enumerar algunas de ellas:
- Reducción de costos con el corte de gastos de impresión
- Obtención de productividad con acceso más ágil y fácil a los documentos
- Ahorro de espacio físico y organización de sus documentos en un medio virtual
- Total movilidad, con acceso a documentos vía internet en cualquier lugar, en cualquier momento, por cualquier dispositivo conectado
- Más flexibilidad y menor costo con el aumento del modelo de trabajo en home office
- Ocerización – OCR – de las imágenes, lo que posibilita su búsqueda en el contenido del documento o por palabras claves
- Seguridad de la información interna, ya que solo las personas autorizadas tienen acceso a determinados documentos a través de claves y permisos de ingreso determinados por los administradores
- Seguridad de la información externa, ya que los proveedores de servicios en la nube siguen estándares internacionales de seguridad y los mantienen actualizados, evitando el filtrado de datos
- Información siempre actualizada, con rastreo de versiones
- Control del ciclo de vida del documento y su destino final (custodia permanente o destrucción segura)
- Capacidad de acceso ilimitado de usuarios a los documentos almacenados en la nube
- Aumento de la colaboración, con el compartido de documentos entre varios usuarios, aunque estén geográficamente diseminados
- Posibilidad de mantener copias de seguridad con respaldos automáticos y almacenados en otros servidores
- Sistemas siempre actualizados
- Autenticidad comprobada, con la digitalización de documentos en la forma física con protocolo impreso y electrónico, con registro vía firma electrónica criptografiada
- Consciencia ambiental con la sustitución de gran parte de los documentos impresos por documentos digitales
Con tantas ventajas, seguramente usted ya está convencido de la importancia de implantar un sistema de administración documental. Cuente con Access para definir un proyecto de administración de la información capaz de responder a las necesidades específicas de su empresa.