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Evalúe el nivel de madurez de transformación digital de su administración documental

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Una encuesta de la consultora Gartner apunta que un 80% del capital intelectual de una organización está dispersado en forma de información no estructurada, incluyendo emails, informes, planillas, documentos, sitios, presentaciones, audios, imágenes y otros tipos de contenido. ¿Como lidia su empresa con este desafío? ¿Usted sería capaz de identificar el nivel de transformación digital en la administración de documentos?

Y la consultora IDC indica que la capacidad de implantar estrategias de transformación digital en la administración de documentos es fundamental para el crecimiento sostenible del negocio, resaltando que las empresas que registran un crecimiento mayor de los ingresos vienen prestándoles una gran atención a los procesos documentales. Se identificó una relación positiva entre una buena administración de los documentos y dos factores importantes para las empresas: el crecimiento de los ingresos por encima del promedio y la capacidad para responder a cambios de condiciones de mercado.

Complementando el asunto, el estudio de IDC, que incluyó a más de 500 grandes y medianas empresas, identificó que para un 68% de los entrevistados una buena administración de documentos/workflow se traduce en aumentos de productividad y para un 66% en mejoría del servicio al cliente. Y, también, en aumento de la ganancia (47%) y aumento de los ingresos (38%).

Acompañando el crecimiento del mercado

La primera gran ventaja obtenida con la transformación digital en la administración de documentos está en la capacidad de acceder a ellos en cualquier lugar, a cualquier hora, ya que modernas plataformas de administración tienen sus servicios basados en la nube. Así, a medida en que las empresas expanden sus negocios, no importa dónde estén localizados los equipos, todos tienen acceso a los documentos y a la posibilidad de transformar datos en ventaja competitiva.

Pero hay que dejar bien claro que este nivel de madurez no se alcanza simplemente escaneando los documentos. Es necesario tener toda una planificación para su correcta administración. Y esta transformación, así como otros cambios, dependen básicamente de contar con las herramientas, personas y aliados correctos.

Evaluando el grado de madurez digital

¿Qué significa, en verdad, tener “madurez digital”? Según analistas de la consultora Deloitte, el término se viene usando para evaluar hasta qué punto la empresa está adaptada para competir efectivamente en un ambiente cada vez más digital, tecnológico y conectado, sobrepasando la implementación de nuevas herramientas tecnológicas.

La madurez de la transformación digital en la administración de documentos, por ejemplo, logra alinear la estrategia, la fuerza de trabajo, la cultura y la estructura de la empresa para responder a las expectativas digitales de los clientes internos y externos y aliados.

Para los analistas, la madurez digital es un proceso continuo de adaptación a un escenario que no para de cambiar, donde nuevos modelos de negocios y los cambios de las demandas del mercado empujan constantemente a la empresa hacia la evolución y hacia el crecimiento.

La madurez digital en la administración de documentos

Una estrategia de administración documental debe tomar en consideración los siguientes aspectos:

  • Capturar la información necesaria a partir de los documentos
  • Integrar la información en los sistemas de software empresariales y en los procesos de negocio
  • Compartir los documentos con las personas adecuadas
  • Permitir el acceso rápido a los documentos
  • Controlar y garantizar la seguridad de dicho acceso
  • Acompañar las alteraciones de los documentos
  • Garantizar la seguridad de los documentos
  • Administrar los documentos a lo largo de su ciclo de vida, incluyendo la destrucción segura y el almacenamiento de forma apropiada

Pero esta estrategia solo será una verdadera transformación digital en la administración de documentos si la empresa cuenta con una tecnología correcta, producto, personas, habilidades que, en conjunto, harán que los datos no estructurados se transformen en inteligencia para soportar las operaciones.

Entérese de cómo puede ayudar Access a su empresa en este viaje. Póngase en contacto y conozca nuestras soluciones para una correcta administración de documentos.