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La búsqueda de documentos de empleados desafía a las organizaciones

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Organizar los documentos de empleados puede ser una “misión ingrata”, en el caso de la custodia por medio de procesos manuales o documentos en papel; o entonces, puede ser una tarea que complica la agilidad, productividad y conformidad.

Pero lo que se verifica en el mercado es que la administración de documentos de empleados aún es un desafío para empresas de todos los portes – tan solo un 6% de los departamentos de RRHH creen que los todos los archivos de sus empleados están completos.

Y los desafíos en relación a la administración de documentos de empleados son todavía mayores cuando la empresa:

  • Presenta un alto índice de crecimiento, con nuevas contrataciones y apertura de nuevas oficinas
  • Tiene una alta tasa de rotación de empleados, lo que aumenta la cantidad de documentos referentes a la contratación y despido
  • Pasa por fusiones o adquisiciones, con la consecuente entrada de nuevos empleados y, también, el uso de sistemas diferentes de administración
  • Alta movilidad de los empleados entre las oficinas que, probablemente, no cuentan con el mismo sistema de custodia de documentos, desde su digitalización, indexación y almacenamiento. Esta falta de alineamiento aumenta el riesgo de pérdida de documentos

Preparado para una auditoría

Cuando un auditor o inspector del trabajo llega a su empresa, a él no le interesa saber los motivos por los cuales los archivos de los empleados están incompletos o inclusive por qué usted no logra encontrar determinada carpeta.

El equipo de RRHH siempre debe estar preparada para la posibilidad de ser blanco de una auditoría, y precisa tener agilidad para entregar toda la vida laboral del empleado, desde la contratación hasta el despido, si fuera el caso, con todos los documentos referentes a los pagos, vacaciones, horas extras, etc.

Y la mejor forma de mantener los archivos de documentos de empleados totalmente en conformidad con las leyes es adoptar una estrategia de administración digital, digitalizando y centralizando todos los archivos en un repositorio central, protegido por claves y niveles de autorización de acceso. Los documentos en papel hay que mantenerlos en sitios seguros, con procesos de custodia y de destrucción bien documentados, como también se deben mantener copias de seguridad.

Y de nada sirve digitalizar los documentos y archivarlos en carpetas en la computadora o en memorias externas – dispositivos que pueden presentar defectos. Lo correcto es utilizar soluciones de administración documental que mantengan los archivos en la nube, con acceso en tiempo real, a cualquier hora, desde cualquier dispositivo.

El almacenamiento en la nube también permite el compartido seguro en tiempo real de documentos entre las diversas oficinas, en el caso de empresas geográficamente distribuidas, facilitando su búsqueda y garantizando la conformidad.

Con la digitalización y administración documental, la búsqueda de documentos de empleados deja de ser un desafío para los equipos de RRHH que, sin una “misión ingrata”, pueden participar más activamente en las estrategias de negocio, lo que realmente importa para la sustentabilidad financiera de la empresa.

Conozca cómo puede ayudar Access a su equipo de RRHH a vencer este desafío, aumentando la eficiencia operacional, automatizando procesos, mitigando riesgos de conformidad y creando reglas de descarte seguro.