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La importancia de administrar el papeleo aun con una estrategia digital en RRHH

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El departamento de Recursos Humanos es uno de los que más necesita una administración documental para continuar funcionando. La cantidad de papeles de empleados que entra y sale mensualmente requiere un control riguroso para que nada se pierda, se olvide o se coloque en un lugar equivocado. Por eso, aun con un sistema de administración digital, es importante que RRHH adopte también una estrategia para administrar todo su papeleo.

Los registros físicos tienen que ser almacenados en un lugar seguro. El sitio precisa tomar en consideración que los desastres como incendios o inundaciones deben estar dentro de una estrategia preventiva para que las pérdidas se puedan evitar.

Anualmente, las empresas aumentan en un 20% la cantidad de papel utilizado, según el Instituto Information Management (AIIM). Y el departamento de RRHH es uno de los que más contribuye con dicho aumento. Cuanto más crece la empresa, más papel se genera. Consecuentemente, estos documentos precisan una administración para que la empresa no tenga problemas en el futuro.

Aunque RRHH ya haya adoptado una estrategia de administración digital, como la implantación de un software, también es necesario administrar toda la documentación que entra y sale todos los meses en papel. Y más allá de esto, para continuar teniendo una buena administración de documentos, es necesario que los documentos que lleguen se digitalicen y se archiven correctamente, y los documentos físicos se almacenen adecuadamente para consultas posteriores, o inclusive que se descarten, en caso de que no haya más necesidad de custodia.

Con una buena administración de custodia de documentos físicos, RRHH evita problemas como:

  • Pérdida y extravío de documentos;
  • Retrabajo para documentos perdidos;
  • Multas por falta de documentación;
  • Multas por documentos vencidos;
  • Pérdida de plazos;
  • Dificultad de administración de los documentos físicos;
  • Dificultad y tiempo de indexación de documentos.

Para que RRHH mantenga una buena administración de sus papeles es preciso que los procesos de recepción de documentos se establezcan previamente. Y que la estrategia de administración contemple todo el ciclo de vida de los documentos. Un buen plan de administración de documentos físicos en RRHH incluye:

  • Una estrategia rígida para la recepción de documentos;
  • Un proceso continuo para la digitalización de nuevos documentos;
  • La custodia de documentos físicos en un sitio seguro.

Con una buena estrategia de administración de documentos físicos y digitales, el departamento de Recursos Humanos podrá tener un excelente flujo de trabajo y no precisará preocuparse por pérdidas o problemas con documentos importantes.

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  • Sistema de identificación visual;
  • Estandarización de los métodos de archivado;
  • Comodidad y agilidad en las consultas de los documentos;
  • Eliminación de las dificultades para administrar y mantener los archivos;
  • Administración de los registros vitales;
  • Mejoría de la integridad del acervo de documentos;
  • Estandarización, perfeccionamiento y normatización de los procesos organizacionales.