Destinar una área dentro de la empresa para guardar pilas de papeles puede até parecer la opción menos costosa, pero, el ahorro generado no compensa lo que usted gasta en espacio, en la preservación de los archivos y en el tiempo de los empleados que precisan dedicarse a organizar y buscar informaciones. O sea, la acumulación de papel puede perjudicar seriamente la productividad de su organización.
El concepto de un ambiente de trabajo con menos papel es simple y, en breve, cada vez más empresas pueden volverse más productivas, ahorrar y aumentar sus ganancias. El principal beneficio es el acceso instantáneo a cualquier documento en solo algunos minutos sin el riesgo de que las informaciones sensibles se pierdan o dañen. Aun así, muchas organizaciones dudan en invertir en la digitalización de documentos.
¿Por qué oficinas medias siguen imprimiendo, en promedio, 10 mil hojas de papel todos los años? Datos divulgados por IDC en 2017 muestran que, aun en 2017, dos de cada cinco empresas ya van a tener equipos dedicadas a la transformación digital en América Latina, sin embargo, todavía es común encontrar resistencia a la digitalización de documentos, con una preferencia mayor por los documentos físicos.
Miedo de la nube
A pesar de reconocer las ventajas de la nube, muchas empresas en América Latina piensan que aún no están preparadas para migrar sus procesos de negocio hacia la nube, pues se sienten intimidadas por la idea de tener que implementar una nueva tecnología y por sus potenciales costos. Existe también una preocupación con la seguridad.
Sin embargo, en una era en que los clientes están comprando más online y rellenando formularios en las páginas de las organizaciones, enviando preguntas por email y ofreciendo especificaciones creadas digitalmente, varias organizaciones de todos los tamaños aún están salvando documentos en sus HDs y pasando informaciones vía fax para socios y proveedores.
En un ambiente sin papel, con documentos digitalizados, esto puede hacerse de manera más segura y efectiva, aumentando la productividad sin exigir inversiones adicionales en infraestructura, software o hardware.
La digitalización elimina costos de impresión
Considere, por ejemplo, que una oficina sin papel, con documentos digitalizados, puede reducir los costos de almacenamiento, manteniendo físicamente solo los documentos exigidos por ley. También es posible eliminar los costos de impresión y envío, y reducir el consumo de energía de impresoras y copiadoras y de ciertos artículos de oficina, como cartuchos, papeles y carpetas.
Otra ventaja importante es reducir el tiempo de los empleados dedicados a tareas administrativas relacionadas a la organización de documentos, permitiendo que se concentren en iniciativas más estratégicas, capaces de levantar los resultados del negocio.
Contando con un aliado especializado en administración de informaciones para prestar un servicio de digitalización de documentos, las empresas eliminan la necesidad de implementar una nueva infraestructura, así como upgrades de hardware y software o entrenamiento de TI.
Los documentos digitalizados ofrecen menos riesgos
Nadie consigue prever desastres naturales, fallas técnicas o actos de vandalismo, pero se pueden mitigar considerablemente los riesgos al contar con documentos digitalizados. Los archivos digitales no solo permiten múltiples opciones de backup manual, como HDs y pendrives, sino también ofrecen varias alternativas de backups automáticos.
Una inundación, un incendio, un terremoto o un huracán no precisan ser una preocupación cuando el asunto son los datos de clientes, cronogramas y otros registros importantes. Los archivos digitales permanecen en la nube, no importa lo que suceda.
La mayoría de los documentos comerciales y registros pueden ser digitalizados con facilidad. Conozca el servicio de digitalización de documentos de Access y vea cómo podemos ayudarlo a consolidar sus informaciones esparcidas por diversos departamentos y a disminuir los costos con el papeleo.