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¿Por qué las pequeñas empresas se deben librar del papeleo?

La administración de documentos es un problema para grandes empresas, debido al gran volumen de papeles producidos y almacenados en cada proceso. Sin embargo, las pequeñas empresas no están exentas de las complicaciones causadas por el mantenimiento y el almacenamiento de papeles. Según Paperless Project, una empresa aumenta el volumen de papel almacenado en cerca de un 22% al año.

La digitalización de documentos puede proporcionar una serie de ventajas para las pequeñas empresas y que van a impactar en el ritmo de la productividad, una característica esencial para el desarrollo de negocios en crecimiento. Conozca algunos de los beneficios que le aporta la digitalización de datos a la empresa:

Ahorro de tiempo y de dinero

Con el acceso fácil a los archivos, una empresa consigue optimizar un tiempo precioso. La consulta de las informaciones registradas en los documentos es mucho más rápida, gracias a la facilidad de localización. También hay un plus financiero en la digitalización – las pequeñas empresas suelen tener pocos empleados y un gran volumen de trabajo, entonces es importante aprovechar al máximo las habilidades de los colaboradores en funciones estratégicas, capaces de promover mejorías en los procesos internos y retornos de inversiones.

Mejoría de la atención al consumidor

Con la digitalización de los documentos, usted consigue localizar una pequeña parte de un archivo o un gran volumen de datos. A la hora de atender un cliente o consultar su historial de compras o contrataciones, tener estos datos informatizados va a agilizar la atención y dar una mayor precisión a la solución de un problema.

Esta rapidez y asertividad hace toda la diferencia en la fidelización del consumidor. Más que un producto de calidad, las personas quieren ser atendidas rápidamente y tener informaciones que se relacionen a sus hábitos de compra.

Reduce la utilización de espacio

Las pequeñas empresas suelen contar con un espacio limitado para realizar sus actividades y optimizar este recurso es importante, sea para instalar una nueva unidad de trabajo o ubicar a un nuevo empleado.

Dicho espacio puede estar siendo mal aprovechado para el almacenamiento de archivos, que muchas veces quedan expuestos en condiciones desfavorables para la conservación. La digitalización proporciona una mejor utilización del espacio físico.

Documentos más seguros

En las empresas menores, es común encontrar el respaldo de informaciones en dispositivos como pendrives o memorias externas.  Sin embargo, cualquier problema que presenten estos soportes puede provocar la pérdida de datos importantes.  Además de ello, estos periféricos se pueden perder o ser robados, y las informaciones esenciales registradas allí corren el riesgo de ser desviadas.

Tan solo digitalizar no es lo suficiente, es preciso almacenar estos documentos con la ayuda de un buen sistema para evitar la pérdida de dicho material.

Aumenta la velocidad de crecimiento de la empresa

La digitalización de papeles puede acelerar los procesos de su empresa, especialmente en los días actuales en que la toma de decisiones es cada vez más rápida. Eliminar el papeleo va a evitar atrasos y a baratear servicios, atendiendo a los clientes con más eficiencia. Como consecuencia, la organización tiende a crecer más rápido.

Facilita el cumplimiento de las leyes

Una de las mayores dificultades de las pequeñas empresas es obedecer todas las especificaciones exigidas por ley para su funcionamiento. Al digitalizar los documentos, la entrega de declaraciones y copias dentro del plazo establecido se vuelve más fácil, manteniendo la empresa dentro de las exigencias legales.

Cuente con los servicios de Access para la digitalización de documentos de manera eficiente para su empresa.