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Sepa cómo evitar riesgos de cumplimiento en la administración de documentos de RRHH

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El departamento de RRHH precisa dedicarle mucho esfuerzo a la administración de documentos para evitar riesgos relacionados a cumplimiento, y eso incluye enfrentar una serie de desafíos críticos, como la presencia de documentos ausentes o incompletos, el mantenimiento de registros incompatibles con el tiempo en que los datos deben ser retenidos o con los procedimientos durante auditorías, incluyendo los riesgos asociados al compartido de documentos con otros departamentos.

Conozca algunas buenas prácticas que pueden ser implementadas para evitar riesgos de cumplimiento en la administración de documentos de RRHH:

Mantenga documentos siempre actualizados y accesibles

Los documentos incompletos o ausentes, como evaluaciones de desempeño y cartas de despido, son una pesadilla para los administradores de RRHH. Por eso, a pesar de que algunas empresas cuenten con agencias para la recolección de parte de estos documentos o que cuentan con múltiples sistemas para administrar estos datos, mantener estas informaciones accesibles y actualizadas es siempre la mejor manera de evitar dolores de cabeza.

Administre la retención de documentos

Toda empresa precisa una política y mecanismos para preservar registros en caso de auditorías o procesos judiciales. La retención de estos documentos genera una serie de costos, y un único error en este proceso puede volverse el blanco de acciones judiciales.

Por lo tanto, mucho más allá de criterios para retener documentos, las empresas precisan contar con un calendario de retención y políticas bien definidas para cubrir todo el volumen de documentos generado y mantenido, por quién y cómo.

Para eso, es importante seguir un programa de mantenimiento de registros adecuado. A medida que vayan surgiendo cambios en la legislación, los archivos y los procesos deben ser actualizados y, conforme sea necesario, los datos deben ser destruidos.

Cuando los documentos están en orden, es mucho más fácil responder con agilidad todas las solicitudes de RRHH, especialmente en el caso de empresas que cuentan con una alta tasa de rotación y gastan mucho tiempo organizando registros.

Garantice el compartido seguro

RRHH enfrenta todo el tiempo con informaciones de alta confidencialidad de sus empleados, incluyendo documentos de identificación personal, direcciones, exámenes médicos y otros registros sensibles.

El compartido de documentos de RRHH con quienes no tienen esa función puede generar un conjunto de problemas de cumplimiento. Está claro que los empleados pueden querer una copia de los documentos que firmaron, o que los líderes de otros departamentos quieran tener acceso a datos como evaluaciones de desempeño, pero todo debe hacerse de manera tal que nadie tenga acceso a ningún dato que no precise.

Para eso, es importante invertir en entrenamientos para que todos entiendan su papel en la preservación de las informaciones corporativas, siguiendo políticas y procedimientos para garantizar el buen uso de los datos que se necesitan para darle proseguimiento a procesos críticos de negocios. En este sentido, una campaña constante de concientización en seguridad de la información puede ser una buena estrategia.

Frente a este escenario, almacenar archivos internamente puede ser un problema, porque el mantenimiento de informaciones localizadas en diferentes cajas, gavetas y departamentos puede dificultar la evaluación constante que los gerentes deben hacer para identificar áreas de mejoría e implementar las tecnologías acertadas para mejorar la performance de sus procesos, como también el desempeño y el compromiso de los empleados.

Access cuenta con áreas proyectadas especialmente y que siguen todos los requisitos de seguridad para la custodia física de la documentación, en condiciones adecuadas para la preservación de su integridad. Conozca el servicio de Custodia y Administración de documentos de Access.