La custodia y la administración correcta de los documentos de RRHH pueden evitarle a la empresa de una serie de trastornos relacionados con la prestación de cuentas y la regularización de informaciones. La no adecuación a las leyes laborales prevé multas y puniciones pesadas para las organizaciones.
Con esto en mente, una empresa que mantiene la coherencia en la prestación de cuentas y la presentación de documentos logra evitar riesgos laborales. Sepa qué aspectos merecen más atención:
Organización de la nómina de pagos
Errores en el cálculo de la nómina de pagos generan insatisfacción entre los empleados y problemas de confianza. Para que los cálculos se hagan correctamente, es necesario el correcto almacenado de informaciones como horarios de entrada y salida y certificados médicos, por ejemplo.
Además de problemas internos, la custodia apropiada de estos documentos elimina los retrabajos, la disminución del volumen de papel desperdiciado y la optimización del flujo de información.
Planificación de las vacaciones
La administración correcta de los documentos permite el control de la fecha exacta de entrada de los empleados a la empresa y el vencimiento del período de contratación. Este cálculo es importante para la planificación correcta de las vacaciones. La no conformidad de esta exigencia de la legislación puede causar problemas, ya que la empresa debe hacer un acuerdo con el empleado sobre la mejor fecha y pasarle estos datos correctamente al gobierno.
Consistencia en la contratación y rescisión de empleados
Informar la fecha correcta de contratación y desvinculación de los colaboradores, además de presentar estos documentos juntamente con los comprobantes de pago de los derechos, son pasos importantes para que la empresa evite riesgos laborales. Faltas y horas extras entran en este cálculo final, entonces, es importante que la empresa mantenga estos comprobantes bien almacenados y de fácil acceso para disminuir la incidencia de errores.
Organización en la administración de documentos
El control eficaz de documentos del departamento de RRHH facilita la localización de informaciones importantes en el momento de una demanda laboral. Algunos registros tienen que ser guardados por hasta cinco años, entonces mantener estos papeles bien almacenados en un lugar seguro es importante para evitar problemas futuros. Optar por un servicio de custodia también va a ayudar a mantener el espacio físico de la empresa libre para otras actividades.
Banco de horas
Los empleados insatisfechos debido al abono incorrecto del banco de horas o por no conseguir obtener sus descansos pueden generarle diversos problemas laborales a la empresa. Tener un control preciso de estas informaciones debidamente documentadas evita el pago incorrecto y abastece pruebas para la defensa en la incidencia de procesos judiciales.
Además de esto, la documentación del banco de horas ayuda a identificar si algún profesional está siendo sobrecargado, indicando la necesidad de nuevas contrataciones y evitando complicaciones causadas por enfermedades ocupacionales.
Trabajo excesivo
la organización correcta de los documentos hace que los empleados no pierdan tiempo buscando papeles o sacando copias de registros. Esta optimización de tiempo evita el exceso de horas trabajadas y mal aprovechadas, manteniendo al empleado dentro de su período predeterminado y disminuyendo los riesgos laborales. Este control también les da un mayor dinamismo a los procesos internos.
Disminuya los riesgos laborales con los servicios de Access. La custodia y administración de documentos permite un aprovechamiento mejor del plantel de empleados, una menor incidencia de errores en los cálculos importantes y un control más efectivo de los movimientos de Recursos Humanos.