Si usted trabaja en el sector financiero, probablemente precisa lidiar con una cantidad enorme de informaciones importantes contenidas en un número creciente de documentos que se tienen que consultar en el día a día. Una buena administración de documentos es crucial para que las actividades diarias se realicen con el máximo de eficiencia.
Aliada a una buena estrategia de organización, la administración documental trae beneficios a largo plazo para el sector financiero, además de reducir costos operacionales. Más allá de esto, las leyes que establecen las normas del sector exigen plazos de custodia que los deben cumplir todas las instituciones financieras, bajo riesgo de penalidad legal.
Cada cliente, cada proceso genera un enorme volumen de papel. Entre tantos comprobantes, recibos, cheques, extractos, contratos, algo se puede perder y una promisora oportunidad de negocio se puede ver maltrecha.
El proceso de administración de documentos facilita tareas en el sector financiero, optimiza el flujo de trabajo y mejora la productividad. Además, claro, de reducir costos operacionales.
La administración documental ayuda a:
- Organizar y almacenar todos los documentos, facilitando la consulta y su utilización;
- Reducir el tiempo destinado a localizar archivos;
- Ofrecer acceso fácil para cualquier documento;
- Disminuir pérdidas contractuales y procesuales;
- Liberar espacio físico;
- Conservar los documentos originales;
- Garantizar la seguridad de los documentos, restringiendo el acceso a personas autorizadas;
- Estar en conformidad con las reglas establecidas por el sector.
Esto genera una reducción de los costos en:
- Papeleo, impresoras, tintas;
- Empleados, que antes eran los responsables de recibir, clasificar, custodiar y administrar el papeleo dentro de la empresa y ahora sus esfuerzos reencaminarse hacia otras actividades más valiosas;
- Espacio físico, antes ocupado por archivos en papel que ahora fueron digitalizados y almacenados en sitios más seguros en un ambiente proporcionado por empresas tercerizadas;
- Conformidad reglamentaria, dado que ahora la empresa tercerizada contratada para hacer la custodia y administración de los documentos es la responsable de adecuar los archivos dentro de las reglas de cada sector;
- Refacción de contratos y otras actividades, ya que ahora pueden tomarse decisiones y las informaciones pueden pasarse con más asertividad, pues los datos importantes pueden consultarse con una mayor facilidad;
Las instituciones financieras, como también muchas otras de diversos sectores, empezaron a entender que una buena administración de documentos es la clave para tener éxito en otras actividades, independiente del sector de actuación de la empresa.
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