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Sepa cómo la administración de documentos reduce riesgos en el sector de salud

El sector de salud genera centenas de registros médicos y otras informaciones referentes a pacientes todos los días. Hospitales, clínicas privadas y médicos precisan tener en cuenta los plazos de custodia de los registros médicos y de pacientes, incluyendo pacientes ya fallecidos, por un determinado período estipulado por ley, dependiendo de cada país.

Además de los registros médicos, los hospitales también precisan custodiar y hacer la administración de documentos referentes a sus empleados, como sus horas extras, por ejemplo. De ahí ya podemos tener una idea de cuánto papel se genera.

Con esa cantidad enorme de documentos para manejar, y que aumenta constantemente, el sector de salud precisa preocuparse en implementar un sistema de administración de documentos, pues, la pérdida de algunos de dichos documentos puede causar trastornos tanto para las instituciones como para los pacientes. Una buena administración de documentos es capaz de reducir el riesgo de errores, que van desde los diagnósticos mal realizados por informaciones incompletas hasta los cobros indebidos.

Migrar los procesos basados en papel hacia una forma electrónica facilita el acceso a la información y disminuye los riesgos de error, además de ser una forma más simple y rápida de administrar un volumen cada vez mayor de informaciones y documentos importantes.

Beneficios de una buena administración documental en el sector de salud

La implementación de un sistema electrónico de administración de documentos es una estrategia con un costo-beneficio inmediato. Mover su sistema de mantenimiento de registros hacia un ambiente electrónico reduce costos en:

  • Almacenamiento físico – Al digitalizar sus registros, todos los archivos de pacientes y empleados pasan a un servidor que ocupa un espacio mucho menor. Algunas instalaciones de salud usan soluciones de almacenamiento en la nube que no ocupan ningún espacio.
  • Personal – Un sistema de administración de documentos no precisa tantos empleados para registrar o recuperar archivos físicos. Las informaciones se vuelven accesibles de forma más segura, y la fuerza de trabajo antes dedicada para estos fines puede ser reencaminada hacia otras actividades.
  • Recuperación de archivos – La búsqueda de archivos físicos demanda esfuerzo y tiempo que se revierten en costos. Con documentos digitalizados y bien organizados en una plataforma de búsqueda, se puede acceder y consultar los registros con mayor facilidad.

Además de esto, trabajar con una gran cuantidad de documentos en papel inevitablemente genera errores. Archivos que se pierden o que se custodian de manera incorrecta, y esto va a demandar un tiempo mayor de búsqueda de informaciones en el futuro. Los documentos que contengan historias clínicas de pacientes son muy importantes, ya que ayudan al médico a la hora de prescribir un medicamento. Con las informaciones correctas y accesibles el paciente estará protegido de posibles errores médicos, y los profesionales de salud pueden desempeñar su trabajo con más seguridad.

Riesgos de desastre

Los riesgos con la seguridad de los documentos también se pueden evitar. Almacenar documentos en papel y registros médicos del paciente en un sitio puede exponer dichos documentos a riesgos como ser destruidos por incendios, inundaciones y desastres naturales, tales como tempestades severas. Con la administración electrónica, los documentos quedan almacenados en servidores y aunque alguno de ellos falle, también hay respaldos digitales.

Riesgos de conformidad

Con un sistema electrónico, cada actividad de acceso y/o modificación de documentos queda registrada. Los recursos de seguridad, la recuperación de desastres y una auditoría mejorada garantizan la conformidad reglamentaria.