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Sepa cómo la custodia de cintas de respaldo puede ahorrar costos en el negocio

¿Su empresa aún está basada en procesos documentados en papel? Si esta es su realidad, los costos del negocio seguramente se ven impactados. La custodia de cintas de respaldo puede ahorrar costos en espacio de almacenamiento y ejecución de tareas que no generan ganancia para la empresa. Al contrario, cuando los documentos contables, entre otros, están bien organizados y fácilmente accesibles, mantener los pagos al día es mucho más fácil.

Vea cómo la custodia de cintas de respaldo puede ahorrar costos a corto, medio y largo plazo, generando más ventaja competitiva para el negocio:

Costos de almacenamiento – cuando su empresa migra de procesos basados en papel hacia la administración digital de documentos, el primer resultado visible es cómo la custodia de cintas de respaldo puede ahorrar costos con la liberación de espacios en la oficina para usos más productivos que el almacenar archivos de papel. El costo del alquiler de espacios comerciales en áreas distinguidas de las ciudades es muy alto para ser utilizado en archivos y almacenamiento de copias impresas.

Costos de copias e impresiones – otra área en la que la custodia de cintas de respaldo puede ahorrar costos es en la relacionada a copias e impresiones. Cuando el archivo está en formato digital e identificado con código de barras, no es necesario generar diversas copias para entregárselas a todos los departamentos que precisan tener acceso a dicha información. Una copia maestra del documento queda almacenada en una “Sala Segura” y disponible para todas las personas autorizadas. Además de esto, también se acaban esas antiguas copias en papel carbón que les quedaban a los clientes y en los archivos dentro de la empresa. ¿El resultado? Menos costos en impresión, suministros y equipos.

Costos de personal – la administración documental hace que los flujos de trabajo sean más ágiles y transparentes, liberando a los empleados para tareas más importantes para el negocio, ya que ellos no van a perder tiempo almacenando, recuperando y destruyendo documentos. Tareas que demandaban horas al hacerse de forma manual se realizan en segundos usando soluciones de administración documental. Una vez que los documentos estén almacenados en un espacio especialmente proyectado y con toda la infraestructura necesaria para la custodia de cintas de respaldo, un determinado archivo se encuentra fácilmente. La custodia de cintas de respaldo puede ahorrar costos también evitando la pérdida de documentos, que deberían ser replicados y entonces nuevamente almacenados.

Costos en seguridad y recuperación de desastres – disponer de un sistema de custodia de cintas digitalizadas permite que el respaldo de las informaciones sea rápido, garantizando la continuidad de los negocios. Conformidad, fallas en los sistemas y riesgos de desastres convierten a la custodia de cintas de respaldo en un servicio esencial para todo tipo de empresa que necesite proteger sus datos. En caso de desastres, restablecer los datos es vital para la continuidad de los negocios.

De forma bien resumida, la custodia de cintas de respaldo puede ahorrar costos ofreciendo:

  • Menor consumo de papel y materiales de oficina
  • Menor necesidad de espacio para almacenamiento
  • Menor necesidad de gente para ocuparse exclusivamente del almacenado
  • Mejor flujo de trabajo
  • Garantía de la integridad de los documentos en casos de desastres naturales y violaciones de seguridad
  • Eliminación de la pérdida de documentos, sea por almacenamiento incorrecto o deterioro por el tiempo

Access cuenta con centros de almacenamiento altamente seguros, con certificación PRISM Privacy+ y dotados de tecnología antifuego y de seguridad digital para garantizar que las cintas de respaldo siempre estén protegidas.