El volumen de papel dentro de una empresa puede duplicarse cada tres años, aumentando el riesgo de que muchos documentos se archiven manualmente de forma incorrecta e incluso que se pierdan. Según un estudio de la consultora PricewaterhouseCoopers encontrar estos documentos perdidos puede significar el desperdicio de un 20% del tiempo de las personas involucradas en su búsqueda. la solución para este y otros problemas causados por el archivamiento manual está en la implantación de un proceso de digitalización.
Sabemos que cada empresa está en su propio nivel de madurez digital. Mientras algunas necesitan ayuda solo para organizar el flujo del proceso de digitalización, optimizando el trabajo, otras precisan empezar de cero, con una gran cantidad de archivos antiguos y documentos que deben ser digitalizados y almacenados de forma correcta.
En la mayor parte de las empresas el volumen de documentos en papel aún es muy alto y deben pasar por un proceso de digitalización para que se implante una estrategia de administración documental. Esto involucra etapas que van desde la preparación de los documentos hasta su clasificación e indexación, lo que requiere mucho tiempo y esfuerzo, pero que enseguida se revierten en una mayor productividad y en reducción de costos.
Conozca las etapas que componen un proceso de digitalización y cómo Access puede ayudar a su empresa a adherir a la transformación digital:
Captura – la primera etapa del proceso de digitalización es la captura de los documentos, reuniendo de todos los departamentos los archivos en papel y electrónicos que deben ser organizados. El material que será procesado se lo puede recolectar en el propio cliente o enviarse a Access.
Preparación – la segunda etapa del proceso de digitalización es la preparación de los documentos para ser digitalizados. Esta es una etapa bien manual, cuando se retiran ganchos, las páginas se verifican, se agrupan y se acondicionan; en fin, se las “arregla” para ser procesadas adecuadamente.
Digitalización – en el centro de la imagen el documento creado originalmente en papel, microfilm y microficha se transforma en un archivo digital. Escáneres de última generación permiten capturar informaciones no estructuradas y de diversas fuentes, como códigos de barra y caracteres manuscritos.
Indexación – los documentos que no estén categorizados se pueden perder fácilmente. El proceso de digitalización y de captura de informaciones garantiza la clasificación y la indexación consistentes, facilitando la recuperación de documentos y, cuando se los integrada a la solución de administración documental, un repositorio central. El documento gana una identidad, facilitando su recuperación. Este es el momento de separar los documentos por tipo y uso, como registros médicos, documentos contables, nóminas de pago, entre otros, administrando todo su ciclo de vida conforme las normas vigentes en el país.
Control de calidad – por muestreo, la calidad del proceso de digitalización de documentos es evaluada para verificar si están de acuerdo con los originales.
Almacenamiento – son diversos los modelos de servicios de almacenamiento, que administran todo el ciclo de vida del documento.
Podemos ayudar a empresas de todos los portes en su proceso de digitalización, con proyectos de conversión de documentos de todos los tamaños y formatos, desde bajos volúmenes diarios hasta la digitalización de grandes cantidades de documentos.