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Sepa por qué las pequeñas empresas deben librarse del papeleo

La administración de documentos está empezando a entrar en las empresas de pequeño porte por medio de soluciones más económicas y específicas que cubren las necesidades de cada segmento. Son herramientas a medida, que ofrecen el mejor costo-beneficio para cada negocio.

Una buena custodia y administración de archivos evita que las empresas pierdan documentos importantes para su negocio por un mal almacenamiento.

Generalmente, las soluciones de administración documental suelen ser más apuntadas para empresas con un volumen creciente de papeles, empresas de porte grande. Sin embargo, administrar el papeleo es importante para negocios de cualquier tamaño. En este artículo vamos a citar algunas razones sobre por qué las pequeñas empresas deben librarse de los papeles.

Obtenga una mayor eficiencia y productividad

La búsqueda de documentos archivados de manera incorrecta demanda tiempo y genera costos para la empresa. Un buen sistema de almacenamiento de archivos va a ayudar a la empresa y a los empleados a localizar los archivos más rápidamente. Con un sistema de administración implementado será posible crear, almacenar, etiquetar y clasificar archivos de tal manera que permita organizar todos los documentos.

No desperdicie su tiempo desnecesariamente, él es muy valioso. Mantener sus registros físicos en un sitio seguro y propio, y aun tener acceso a los registros digitales cuando quiera, ayuda a proteger informaciones sensibles y de extrema importancia tanto de personas no autorizadas, como en caso de desastres naturales.

Garantice la continuidad de los negocios

Para un negocio que recién está empezando, la organización es fundamental. Mantener sus archivos organizados desde el principio es más eficiente que tener que implementar un sistema rápidamente en el futuro. Además de esto, tener una administración documental desde el principio puede darle ventajas sobre la competencia. Con un acceso fácil a documentos, usted puede presentar informaciones más precisas y pactar un contrato más rápido.

La administración de documentos también garantiza la seguridad y la conformidad de las informaciones, asegurando que la empresa cumpla con sus responsabilidades legales, manteniendo los documentos por el plazo de custodia estipulado.

Minimice los riesgos a la hora del descarte

Otra ventaja aportada por la administración correcta de los documentos es reducir los riesgos de descartar documentos antes del fin del plazo y también evita que usted mantenga en sus archivos documentos que ya no son más necesarios. Un buen sistema de administración es capaz de generar informes en cualquier momento que le dan este tipo de información.

Deje satisfechos a sus clientes

No importa cuál es su sector de actuación, en la era digital los clientes esperan que su empresa proporcione una respuesta rápida para resolver cualquiera que sea la cuestión. Esto significa que no importa mucho si su empresa es pequeña, mediana o grande. Es necesario que usted consiga localizar fácilmente sus archivos para poder dar una respuesta rápida y con el mínimo de errores posible. Si su empresa no es capaz de darles esto a sus clientes, estará perdiendo negocios.

Dele una nueva cara a su ambiente de trabajo

Imagínese recibir la visita de un cliente en una oficina llena de papeles por todos lados, y donde los empleados no saben a ciencia cierta en qué lugar están los documentos importantes. Una oficina limpia y organizada causa una excelente impresión para quien la ve desde afuera e inclusive le levanta el ánimo a su equipo, ya que siente confianza en las informaciones que pasa.

Un sistema de organización de documentos eficiente es una excelente inversión para mantener su empresa organizada, competitiva y valiosa.

Access ofrece soluciones para la custodia y administración de documentos para empresas de todos los tamaños de diversos sectores. Descubra cómo nuestros servicios pueden ayudar a su negocio.