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Sepa por qué RR.HH. precisa un sistema de administración documental

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Para cada empleado, el departamento de RR.HH. precisa generar, actualizar, almacenar, consultar, compartir decenas de documentos, además de otros más generales como los relativos a la seguridad del trabajo y salud del trabajador, por ejemplo. Imagínese controlar todo este papeleo sin el auxilio de un sistema de administración documental. Parece una misión casi imposible.

Más allá de esto, los equipos de RR.HH. no deben perder tiempo buscando documentos, rellenando interminables formularios y otras tareas que pueden ser automatizadas con el uso de un sistema de administración documental.

El departamento de RR.HH. actualmente precisa ser estratégico, alineando los valores y las necesidades de los empleados y de la organización, generando más responsabilidad, compromiso y productividad, adoptando los principios de la Administración 3.0:

  • Mantener a las personas comprometidas, motivadas y felices en su espacio de trabajo
  • Desarrollar competencias, aprovechando las fuerzas y talentos de cada uno de los empleados
  • Generar confianza para que los equipos se autoorganicen y sean más colaborativos
  • Ayudar a las personas a construir el ambiente que precisan para desarrollar su trabajo
  • Crear metas y propósitos claros

El sistema de administración documental y la Administración 3.0

Las plataformas completas de administración documental agilizan y garantizan la eficiencia y conformidad de los procesos de RR.HH. Conozca algunas de las ventajas de implantar un sistema automatizado y personalizado para las necesidades de su empresa:

Integración de nuevos empleados

Los procesos de integración de nuevos empleados pueden ser extremadamente complicados, exigiendo una serie de documentos que varían conforme la función. Con un sistema de administración documental, este proceso es automatizado, ganando agilidad y reduciendo costos.

Actualización de los datos de empleados

Después de la contratación, nuevos datos se van adicionados constantemente al registro del empleado, como la nómina de pago, información sobre vacaciones, exámenes periódicos y muchos otros. Un sistema de administración documental puede ser integrado rápidamente a sus aplicaciones de negocios y automatizar el flujo de trabajo, aprobaciones y notificaciones. También ofrece la capacidad de buscar y recuperar rápidamente documentos y, también, apunta y avisa si falta alguna información.

Seguridad de la información

La información que consta en el registro de cada empleado es una mina de oro para hackers. Además de esto, los empleados malintencionados también pueden querer acceder a los datos de sus “compañeros”. Las plataformas de administración de documentos ofrecen mecanismos de defensa contra los ataques externos y, también, internos, intencionales o no, con la implantación de contraseñas y reglas de autorización de acceso.

Acceso más rápido

Sin la necesidad de un contacto presencial o por email para obtener o modificar información, los empleados pueden acceder a sus registros en cualquier momento, en cualquier lugar, y rellenar la solicitud para incluir nuevos beneficiarios, por ejemplo. Así, el equipo de RR.HH. no pierde tiempo rellenando registros y se puede dedicar a tareas más estratégicas.

Movilidad

Actualmente no se admite la hipótesis de no tener la capacidad de acceder a información cuándo y dónde sea necesario. La oferta de servicios de administración de documentos basados en la nube por un aliado de confianza garantiza el acceso 24 x 7 tanto para el equipo de RR.HH. como a los empleados, y agiliza el trabajo del equipo de TI, que cuenta con una solución siempre actualizada.

Sepa cómo Access puede ayudar al equipo de RR.HH. de su empresa a tener todos estos beneficios, agilizando todos los procesos y reduciendo costos.