La toma de decisiones depende de la información de su negocio. No deje de lado la gestión de la misma.
A pesar de que una empresa implemente un programa de gestión de registros a largo plazo, hay programas que tradicionalmente se basan en esquemas de clasificación complejos y voluminosos, que pueden ser difíciles de interpretar para los usuarios. Por eso, las estrategias de la gestión de su información deben ser actualizadas y adaptadas a los requerimientos de su empresa.
La generación de información es una constante en cualquier organización. Con los vertiginosos cambios en las TI, la proliferación de datos es inevitable en la actualidad. Por tanto, no es sorpresa que muchas organizaciones hayan enfrentado dificultades para disponer los documentos innecesarios que han acumulado a lo largo de los años.
El exceso de documentos, aplicaciones, servidores y cintas de copia de seguridad obsoletas adicionan costos e incluso riesgos para la empresa.
Cada organización tiene sus desafíos y necesidades específicas. Sin embargo, los principios para depurar la documentación son los siguientes. Primero, todos los registros deben ser identificados, clasificados y revisados para evitar su duplicidad. Aquella documentación que son aún es vigente se preserva, ya sean en formato físico o digital.
El segundo paso implica el descarte de la documentación obsoleta. Los documentos obsoletos, deben ser destruidos. En caso de ser de naturaleza confidencial, su eliminación debe ser manejada de manera profesional.
Al aumentar los volúmenes de datos también aumentan proporcionalmente los daños potenciales. Aunque hayan archivos que ya no son utilizados por la entidad, hay documentos que pueden incluir información de nómina o contraseñas guardadas por antiguos empleados. La información de índole de personal, salud, financiero, o de propiedad que incluyen data sensible requieren mayor seguridad. Mantener los registros obsoletos y redundantes dentro de los sistemas de datos aumentan el potencial de exposición legal si no son administrados correctamente.
Los datos que se acumulan sin control afectan directamente los programas de seguridad de la información. Por ejemplo, gran parte de los datos robados por piratas informáticos son aquellos descuidados que se encuentran en servidores en el olvido. Por eso el mantenimiento de sus sistemas de registros es clave.
La gestión de la información no solo debe verse como un servicio administrativo; ya que, en realidad, es un esfuerzo organizativo en la gestión de un activos.
No permita el crecimiento de datos sin control, contáctenos para brindarle la mejor asesoría.
