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Vea 3 desafíos de la administración de documentos en empresas distribuidas

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Empresas geográficamente distribuidas enfrentan diversos desafíos para mantenerse competitivas en todos los países en los que actúan, o incluso cuando mantienen operaciones en varios sitios dentro del mesmo país. Y la información es un activo indispensable para la supervivencia en el mercado. Sin una solución de administración de documentos en empresas, los equipos de RRHH, por ejemplo, pueden perder mucho tiempo buscando documentos de los empleados emplazados en diversas oficinas. Además del tiempo perdido, esta “desorganización” también redunda en más costos en una nueva reproducción y el archivamiento de estos documentos que no fueron encontrados y hasta en multas cuando la empresa pasa por una auditoría.

Para los equipos de RRHH, los desafíos de la administración de documentos en empresas distribuidas son diversos, pero pueden ser superados con un sistema robusto de administración documental. Entérese de algunos de los desafíos:

Prácticas y procesos consistentes

En las empresas distribuidas, muchas veces cada equipo de RRHH mantiene localmente la custodia de sus documentos, con procesos, normas e indexaciones diferentes, lo que dificulta el compartido y acceso a la información. Digitalizar y almacenar archivos en papel es un desafío para las empresas que no cuentan con un sistema único para administración de documentos.

Para empresas geográficamente distribuidas, el uso de soluciones de administración documental permite:

  • Estandarizar flujos de trabajo
  • Eliminar redundancias
  • Unificar el proceso de búsqueda y recuperación de documentos
  • Consolidar la información producida por diversos departamentos y diversas oficinas
  • Eliminar el tránsito físico de documentos
  • Mantener la conformidad con normas y legislaciones de diversos países
  • Compartir archivos con seguridad a cualquier hora, en cualquier lugar

Información accesible, a cualquier hora, en cualquier lugar

Cuando el departamento de RRHH mantiene las fichas de los empleados distribuidas físicamente en sitios diferentes, o inclusive almacenadas en sistemas de administración de documentos que no “conversan” ente sí, es extremadamente complicado tener acceso inmediato a esta información. Y no solo es complicado para los equipos de RRHH. Los propios empleados pueden tener dificultad para encontrar en qué sistema está almacenado el documento que ellos deben completar.

Una solución única de administración de documentos en empresas basada en la nube integra toda la información generada por las diversas oficinas distribuidos por lo mundo, con fácil acceso tanto para el equipo de RRHH como para los empleados, con autorizaciones de acceso que garantizan la seguridad e integridad de los datos.

Además de atender a los empleados ubicados en oficinas, a partir del momento en que los documentos están digitalizados y centralizados en un repositorio central, los trabajadores remotos también pueden completar formularios y visualizar su información en kioscos de autoatención o en dispositivos móviles.

Administración de riesgo digital y control de versiones

Cuando no existe una práctica unificada de administración de documentos en empresas, también hay un control de quién ingresa o hace modificaciones en cada archivo. Las contraseñas indican niveles de acceso y autorización, garantizando que solo las personas indicadas tengan acceso a determinada información y hasta mesmo indicando quién puede excluir o editar documentos.

Y como todos los documentos están en un repositorio central, si un empleado de RRHH ubicado en la oficina A modifica un documento, cuando un colaborador de la oficina B acceda al mismo documento verá la versión más actualizada y, también, las versiones anteriores, rastreando quién la alteró, cuándo y qué alteró.

Realmente la administración de documentos en empresas geográficamente distribuidas involucra diversos desafíos, pero, con un buen aliado, los problemas pueden ser solucionados. Conozca cómo puede ayudar Access a su empresa en este viaje de transformación digital.