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Vea a qué documentos usted debe prestarle atención en la administración de documentos de RRHH

Organizar los archivos que forman parte de la estructura de Recursos Humanos exige, antes que nada, la organización del propio departamento de RRHH. Y la administración de documentos de RRHH es una buena forma de “entender” su funcionamiento y qué información deben formar parte del archivo de cada empleado.

Cuando se abre una nueva empresa o incluso cuando hay una fusión entre dos empresas existen cierta información básica, además de lo que es más común como el contrato de trabajo, que se debe tomar en consideración independientemente de su sector de actuación.

¿Y cuál es esa información básica que va a servir para armar la estructura de RRHH?

En primer lugar, tenemos el organograma de la empresa y la descripción y perfil de los cargos, con las funciones y actividades que cada profesional va a desempeñar.

Para encontrar a la persona adecuada para una determinada función, especialistas indican la elaboración de un perfil profesiográfico, que sería un segundo documento que formará parte de la administración de documentos de RRHH, que toma en consideración las demandas del cargo y las características de quien va a ocuparlo. Este documento es el que va a determinar las características deseables en un trabajador, sus habilidades cognitivas, técnicas y comportamentales.

Las habilidades cognitivas son aquellas que involucran el razonamiento lógico y abstracto, la resolución de problemas, la creatividad, la capacidad de comprensión, el juicio crítico y el conocimiento general.

Las técnicas, que deben ser determinadas junto al administrador del área, son las habilidades en informática, lengua extranjera, operación de equipos y procesos de trabajo.

Ya las habilidades comportamentales, o psicológicas, involucran la cooperación, la iniciativa, la motivación, la responsabilidad, la participación, la disciplina, la ética y la ambición, en el buen sentido.

La importancia de actualizar documentos

Prácticamente todas las empresas poseen un plan de cargos y salarios, pero no siempre se los actualiza y este documento – el tercero – no merece la atención debida. Lo ideal es rever las atribuciones de cada cargo y su remuneración cada semestre, comparando los valores pagados dentro de la empresa y los practicados por el mercado.

Con una correcta administración de documentos de RRHH, será fácil identificar si alguno de sus empleados está arriba o abajo del promedio, tomando en consideración también otras formas de remuneración, como la participación en las ganancias y, también beneficios, como cobertura médica.

Inclusive, el programa de beneficios ofrecido por la empresa también es un documento – el cuarto – que debe ser revisto con frecuencia. Actualmente, la posibilidad de trabajar siguiendo el modelo de home office es considerado por muchos un excelente beneficio. O incluso la implantación de políticas de BYOD (Bring Your Own Device) puede ser un gran diferencial de la empresa, capaz de atraer y retener talentos.

¿Y, si a un empleado se lo despide o solicita la renuncia, su departamento de RRHH realiza una entrevista de salida? En caso afirmativo, en la administración de documentos de RRHH esta entrevista – un quinto documento – tal vez deba ser indexada tanto en el archivo del empleado como, también, en el archivo de personas que hayan sido citadas durante la entrevista.

Todas estas normas y procesos para la buena administración de documentos de RRHH pueden ser definidas en asociación con una empresa responsable de la custodia y administración de documentos. Access cuenta con un equipo especializado en la personalización de soluciones para responder a las necesidades de cada cliente.