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Veja cómo puede ayudarlo Access a cumplir con la legislación de administración documental en América Latina

América Latina tiene una legislación vigente en lo que concierne a la administración documental. El asunto fue tema de discusión en un encuentro de diez países miembros de la Red de Acceso y Transparencia a la Información (RTA), realizado en Bogotá (Colombia).

Durante la reunión fueron discutidas buenas prácticas para la construcción de un modelo latinoamericano consensual, que incorpore la realidad de los diferentes países participantes del RTA. Tener una administración de archivos eficiente es una preocupación común entre las naciones, las que priorizan la transparencia y el acceso a la información.

La estructuración de estos datos facilita la atención de pedidos de acceso realizados por órganos del Poder Ejecutivo de un determinado país. Colombia cuenta con el estándar de administración documental considerado referencia en América Latina.

La organización y el mantenimiento correcto de documentos facilita la adecuación a la ley de administración documental

Para seguir estas normas de administración documental, una empresa que ofrezca un buen servicio de custodia de informaciones puede ayudar mucho. Organizar y preservar los archivos de manera adecuada es el primer paso para garantizar la transparencia de los datos. Conseguir localizar las informaciones rápidamente permite un mayor control y seguridad para la atención de pedidos de supervisión de órganos superiores.

La custodia adecuada de documentos también colabora con la transparencia de las informaciones y la prestación de cuentas en diversos ámbitos. Esta custodia se puede hacer tanto digitalmente como offline, sirviendo también como cinta de respaldo para cuando exista la necesidad de restaurar datos.

Access ofrece todos estos servicios, previendo el procesamiento de informaciones necesario para empresas con sucursales en diversos países de América Latina, especialmente Costa Rica, Panamá y Trinidad y Tobago. Esta funcionalidad permite la administración y la custodia de contratos en obediencia a la legislación de administración documental.

Los centros de imagen de la empresa ofrecen un servicio completo de digitalización que puede ser realizado en el sitio de la actividad del contratante o en la propia Access, con profesionales altamente calificados y escáneres de última generación que garantizan el registro perfecto de los datos. Con este recurso, es posible almacenar y hacer el control digital de las informaciones, evitando el desgaste del papel provocado por el uso.

El servicio de digitalización de documentos de Access permite el acceso remoto a los archivos. Cuando la consulta a los documentos físicos se hace necesaria, puede realizarse una solicitud y la empresa recibe todos los documentos almacenados en la caja requerida o tan solo el archivo en cuestión, de acuerdo con lo que se haya contratado y que se encuadre mejor en las necesidades organizacionales.

Los servicios de Access son totalmente personalizables para que la empresa haga los ajustes de acuerdo con lo que sea necesario y, así, poder adecuarse a la transparencia y disponibilidad exigidos en la ley de administración documental vigente en América Latina.